איך לבחור את הפתרון הנכון לייעול תקשורתי ושיפור איכות פגישות האונליין בארגון שלכם?
הנה 8 טיפים שיעזרו לכם להתמצא בכל הבלגן

הכנו מדריך קצר עם 8 טיפים שיעזרו לכם להתמצא בבלגן ולבחור בפתרון שיעזור לכם לייעל תהליכים, לשפר את איכות הפגישות ברשת ואת שיתוף-הפעולה הארגוני, וכמובן – להביא לתוצאות טובות יותר בכל מחלקות הארגון.

רוצים להישאר תמיד מעודכנים בכל מה שחדש בעולם הווידאו קונפרנס? אל תשכחו לעקוב אחרינו גם ב-LinkedIn.

השוק העולמי של פתרונות התקשורת, שיפור שיתוף-הפעולה וייעול הפגישות ברשת פורח, ועם 20% שיפור ביעילות הצוותים בארגון, לא פלא שהתעשייה ממשיכה לגדול, ובעקבותיה גם הטכנולוגיה ממשיכה להתפתח לכיוונים חדשים- היום שיתוף-פעולה ויעילות תקשורתית בארגון כבר לובשים צורות רבות: החל מפלטפורמות שיתוף קבצים, דרך אפליקציות לתקשורת הודעות וכלה בפתרונות ועידה ושיתוף-פעולה הוליסטיים הנותנים מענה למעטפת רחבה של פונקציות בארגון. בעקבות התקדמות הטכנולוגיה גם הצרכים הארגוניים השתנו, וכיום זה ברור כי אין פתרון אחד שיכול לתת מענה לכל הארגונים.

אז איך אפשר לבחור את הכלי הטוב ביותר לצרכים הספציפיים של הארגון שלך, על כל מחלקותיו? כדי לענות על השאלה הזאת, הכנו מדריך קצר עם הטיפים שיעזרו לכם להגיע להחלטה הנכונה ולשפר את היעילות, שיתוף-הפעולה והתקשורת בארגון שלכם, מבלי להתייאש מהמבחר הרחב בשוק.

8 טיפים לבחירת פתרון התקשורת המתאים ביותר לארגון שלכם:

1. התמקדו בבעיה ולא בטכנולוגיה

בתחום פתרונות היעילות התקשורתית בארגון תהיה זו טעות להתחיל את תהליך הבחירה בחיפוש אחר הטכנולוגיות החדישות ביותר או הפיצ'רים הכי חמים בשוק לפני שמגדירים תחילה את הבעיה הספציפית בארגון (הנה כמה אינדיקציות לזיהוי הצרכים בארגון). הצעד הראשון הוא לחשוב למה הארגון צריך כלי תקשורת ושיתוף-פעולה חדש. השוק רווי בפתרונות שונים המיועדים לצרכים ארגוניים שונים; לדוגמה, ארגון הסובל מתקשורת פנימית משובשת משום שלא קיימת פלטפורמה שיתופית אחידה, צרכיו שונים מחברה קטנה שזקוקה לפתרון ספציפי לשיתוף קבצים בין חברי צוות. הבירור הפנימי הזה מאפשר לחפש פתרון על-פי הצורך הספציפי של החברה, ולא על-פי הטכנולוגיות הקיימות בשוק.

2. זיהוי והבנת תהליכי העבודה הקיימים בארגון והגדרת מטרות בהתאם

לאחר שזיהינו את הצורך או את הבעיה בארגון, רגע לפני שנפנה לחיפוש הפתרון, חשוב להבין איך הצוותים בארגון עובדים היום כדי להתאים את הפתרון הנכון לצרכי הארגון. לדוגמה, איזה סוג פגישות העובדים מעדיפים (בטלפון, בוידאו, או פגישות פרונטליות?), איפה מתנהלות הפגישות בדרך-כלל (בחדרי ישיבות, על הדסקטופ במשרדים האישיים, או בדרכים, עם הטלפון?), איך משתפים קבצים בארגון, כמה משתתפים יש ברוב הפגישות, האם מדובר בארגון גדול או קטן, האם בפגישות משתתפים קולגות מחו"ל, ועוד. בהתאם לתהליכי העבודה בארגון, נוכל לקבוע מטרות ברורות לפתרון שלנו בכל מחלקה בארגון, כגון: הפקת דו"חות בזמן אמת, שיתוף קבצים יעיל, שיפור יעילות בצוותים, שיפור הקשר עם הלקוחות, וכן הלאה.

3. פתרונות שמשתמשים אוהבים

אמנם סעיף זה נשמע טריוויאלי, אך במציאות, לעתים קרובות מנהל ה- IT "מתאהב" בטכנולוגיה מסוימת ומנסה להנחיל אותה לעובדים, גם אם היא לא מתאימה לשטח. בחירה של פתרון אידיאלי לארגון צריכה להתחיל מלמטה, מהאנשים שישתמשו בפתרון הזה באופן התכוף ביותר למשימות היומיומיות שלהם. לכן כדאי להקדיש זמן לסקרים פנים-ארגוניים ולחוות-דעת ותגובות של גולשים על הפתרונות השונים בשוק, כדי לבחור פתרון שישתמשו בו ביומיום, ולמנוע מצבים של ריבוי תכנות ופלטפורמות בארגון.

4. רמת האבטחה

ישנו יתרון מסוים בבחירת פתרון שקיים בשוק מזה זמן, הודות לעדכוני תכנה ותיקוני פרצות אבטחה שמתגלים עם הזמן. ובכל-זאת כדאי תמיד לבדוק את הפיצ'רים כגון הצפנת קבצים, פיקוח ובקרה של האדמיניסטרטור, וכן הלאה.

5. אינטגרציה עם תשתית ה- IT והמערכות הקיימות בארגון

היום אין צורך בהחלפה או שינוי של האכיטקטורה כדי לשלב מוצרים חדשים בארגון. ישנם פתרונות רבים בשוק אשר אמורים להשתלב עם תשתית ה- IT באופן חלק ולעבוד ישירות עם כלל המערכות הקיימות, החל מפתרונות תקשורת שונים וכלה במערכות ה- CRM, ERP ועוד.

6. מוביליות ונגישות למשתמשים

הטמעת פתרון תקשורת חדש בארגון חייב להיות מותאם למציאות המובילית והדינמית של היום. אם בעבר רוב הפתרונות היו מיועדים בראש ובראשונה למחשבים ולציוד חומרה במשרדי החברה, ורק חלקם היו מותאמים למובייל עם גירסה פשוטה ופחות איכותית, כיום ישנם פתרונות רבים המבטיחים חוויה זהה הן במובייל והן במשרדי החברה.

7. הטמעה והדרכה מטעם היצרן

כדי לוודא הטמעה יעילה בארגון כולו, תהליך ההתקנה מצריך הדרכת עובדים ותמיכה טכנית שוטפת כדי שיוכלו למקסם את התועלות של הפתרון למטרותיהם. בעוד שהדרכה על-ידי מומחים ניתן ואף מומלץ לבצע מול ספק מקומי ומוסמך על-ידי היצרן, כדאי גם לבדוק שליצרן עצמו יש מדריכים, סרטוני הדרכה, מאמרי תמיכה טכנית, ומקורות נוספים נגישים כדי שהעובדים יוכלו להיעזר בהם במידת הצורך.

8. בדקו כי הפתרון שלכם ישרת את הארגון גם כשיגדל

כדאי תמיד לחשוב על הצמיחה העסקית הבאה, גם כשמדובר בהטמעת פתרון תקשורת חדש. לכן מומלץ לבחור בפתרון שיכול לגדול בקלות יחד עם הארגון ללא צורך בשינויים נוספים בתשתיות ה- IT או בתהליכי העבודה.

צריכים עזרה בבחירת הפתרון הנכון לארגון שלכם?
זה בדיוק מה שאנחנו עושים עבור מאות חברות בארץ ובעולם עם שירותי ייעוץ, הדרכה ותמיכה שוטפת למוצרים הנמכרים בעולם. דברו איתנו»

רוצים ליהנות מעדכונים ומעוד תכנים מועילים?

היה מעניין? מוזמנים לשתף עם חברים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp

NAOTECH EXPERIENCE LABS
לא צריך לדמיין, אפשר לחוות בזמן אמת!

אין חכם כבעל ניסיון.
בואו להתנסות בפתרונות הווידאו קונפרנס המתקדמים ביותר ב-Naotech Experience Labs שבצפון ת"א.