על גמישות ורגישות: כיצד צולחים את האתגרים הכרוכים בניהול צוותים מרחוק?

רוצים להישאר תמיד מעודכנים בכל מה שחדש בעולם הווידאו קונפרנס? אל תשכחו לעקוב אחרינו גם ב-LinkedIn.

הקידמה הטכנולוגית של המאה ה-21 שינתה את העולם העסקי בכלל ואת התרבות הארגונית בפרט. אחת המהפכות הניהוליות הבולטות בעשור האחרון היא מהפכת הניהול מרחוק. היום, מנהלים רבים אחראים על צוותים מבוזרים שפרוסים במקומות שונים בארץ ובעולם.


בעבר הרחוק, לפני שהאינטרנט פרץ לחיינו, רק חברות ענק ניהלו עובדים מרחוק – וגם זה בכפיפות למנהלים מקומיים. היום, לעומת זאת, ניהול צוותים מרחוק הוא כבר נחלתן של חברות בינוניות ואפילו סטארט אפים קטנים. היתרונות של ניהול מרחוק הם עצומים: החל מהרחבת ההשפעה העסקית וכלה באפשרות ההעסקה של אנשי המקצוע הטובים ביותר בתחומם, ללא מגבלות גיאוגרפיות. 

ניהול מרחוק מתבצע באופן וירטואלי, כלומר בעיקר באמצעים דיגיטליים כגון אימיילים, שיחות וידאו ואפליקציות שונות. חברי צוות שמנוהלים מרחוק לא מגיעים למשרד באופן קבוע, ולא נמצאים בקשר פיזי עם חברי הצוות האחרים או עם מי שממונה עליהם. אין ספק שניהול מרחוק מציב אתגרים לא פשוטים, שמנהלים ובעלי עסקים שרוצים להצליח חייבים לדעת איך להתמודד איתם.


אלה שלושת האתגרים המרכזיים שניצבים בפני מנהלים האחראים על צוותים מרוחקים:

  • מחויבות: מנהלים מרחוק חייבים לייצר אצל חברי הצוות שלהם את אותה תחושת מחויבות שמאפיינת את חברי הצוות שמגיעים למשרדי החברה מדי יום.
  • תקשורת ועבודת צוות: כשחברי הצוות ממוקמים בפינות שונות בארץ או בעולם, קשה לייצר תחושת אחווה ושיתוף פעולה. הבדלי השעות ושוני תרבותי רק מעצימים את האתגר.
  • פריון עבודה: איך מייצרים פריון עבודה גבוה ומחויבות לתוצאות, בהיעדר קשר פיזי ישיר?


מיומנויות רכות, טכנולוגיות מתקדמות


לפני שניגע בדרכים שבהן ניתן להתמודד עם אתגרים אלו, יש להזכיר שוב בקצרה את השינויים שעבר עולם הניהול.


השינויים במודלי העבודה וההעסקה הובילו לתמורות בשיטות הניהול המקובלות. בעבר, היה מקובל לחשוב שניהול נוקשה והיררכי מביא לביצועים הגבוהים ביותר. מנהלים מצליחים התגאו בכך שהם מציבים דרישות מחמירות לעובדיהם ומקדשים את העבודה לפני הכל. לא עוד.

 

Speed of trust


היום, תרבות העבודה השתנתה ללא היכר. חברי הצוות מקדשים סיפוק ומימוש עצמי לפני כסף ויוקרה. כתוצאה מכך, המנהלים המצליחים של היום הם אלו שבוטחים בחברי הצוות שלהם, מכירים בשאיפותיהם האישיות ומאפשרים להם להביא את עצמם לידי ביטוי ומימוש בעבודה.


ניהול חכם אינו נמדד עוד על ידי פיקוח הדוק ונוקשות היררכית, אלא על ידי יצירת תרבות חיובית ומכילה שמביאה תוצאות. הדבר נכון שבעתיים כשמדובר בניהול מרחוק. אבל איך עושים את זה?


להלן מספר טיפים לניהול וירטואלי אפקטיבי:

  • הגדרת קווים מנחים ברורים: כשמנהלים לא מתראים עם הצוותים שלהם הם צריכים לגבש נהלי עבודה ברורים: מטרות ויעדים מדידים, עדכונים, דיווחים, כללי התנהגות ונורמות עבודה. כך ממזערים המנהלים התנהגות בלתי רצויה ויוצרים סביבת עבודה שקופה וברורה, לטובת כל הצדדים המעורבים. את מרבית היעדים, התהליכים והנהלים ניתן לנסח באמצעות קבצים וגרפים ויזואליים, ולשתף אותם באימייל, באפליקציות שונות או בפגישות וידאו קונפרנס.
  • תקשורת, תקשורת, ושוב תקשורת: כשלא נפגשים פיזית, מתחדדת החשיבות של תקשורת בינאישית. תקשורת פתוחה, משוחררת ושקופה היא אבן יסוד להגשמת יעדים עסקיים – בטח כשמדובר בעובדים מרוחקים. תקשורת שוטפת בין המנהלים לצוותים שלהם ובין הצוותים לבין עצמם היא בעלת חשיבות מכרעת. חשובה לא פחות היא איכות התקשורת – לא רק באמצעות מיילים, אלא גם בשיחות וידאו קונפרנס משותפות במועדים קבועים – ואפילו פנים מול פנים באירועים תקופתיים, במידת האפשר.
  • יצירת תרבות מאגדת: בהיעדר נוכחות פיזית מתמדת, מנהלים צריכים לגרום לחברי הצוות להרגיש מחויבים לחברה שמעסיקה אותם. לכן מומלץ להבליט את ערכי החברה ואת הישגיה, ולגרום לחברי הצוות להרגיש שלעבודתם יש ערך מוסף משמעותי. כשמדובר בצוותי עבודה וירטואליים, מומלץ לנסות ולגבש לצוות זהות ברורה, המבוססת על ערכים של הישגיות מחד, ושיתוף והכלה מאידך.
  • מחוברות עובדים: המושג מחוברות עובדים מתייחס לרמות החיבור שחשים העובדים למקום עבודתם ולחזון החברה – רמות הסיפוק, הביטוי העצמי, התקשורת הבינאישית החיובית, השקיפות והמימוש העצמי. האתגר ביצירת מחוברות צוותים גדל כשמדובר בחברי צוות שעובדים מרחוק. מה עושים? כאן נכנסות מיומנויות הניהול הרכות לפעולה: מנהלים צריכים לנטוע בצוותים שלהם את התחושה שהם מובילי דעה. עליהם לוודא שחברי הצוות מקבלים במה להשמיע את דעותיהם ולהביא את הרעיונות שלהם לידי ביטוי. חברי הצוות צריכים להרגיש שיש להם השפעה על תהליכי העבודה ועל התוצרים הסופיים.



ניהול מרחוק, מבט מקרוב


לאחר שמיפינו את האתגרים ומנינו טיפים רלוונטיים, נשאלת השאלה: מהם כלי העבודה החיוניים ביותר לייעול שיתוף הפעולה של צוותים מרוחקים? ישנם כלים רבים, שבמרכזם עומדים פתרונות תקשורת מתקדמים. גולת הכותרת של אלה היא שיחות וידאו קונפרנס.


לשיחות וידאו קונפרנס יש יתרון משמעותי על פני תקשורת באימייל מהסיבה הפשוטה ששיחה היא הרבה יותר אפקטיבית ומעמיקה מתכתובת. היתרון של שיחת וידאו על פני שיחת טלפון בא לידי ביטוי ברמת האמון. בניהול מרחוק, ישנה חשיבות אדירה לתקשורת פנים מול פנים – אפילו אם היא מתרחשת בתדירות נמוכה. ההיכרות עם שפת הגוף ועם סגנון הדיבור מייצרת אינטימיות, בונה אמון ומסייעת לכל אחד מהצדדים להבין טוב יותר את רעהו ולשתף פעולה בצורה יעילה יותר.


ועידות וידאו יעילות גם כצינור להעברת מידע ארגוני. שיתוף קבצים ומסמכים על גבי מסכי טלוויזיה גדולים בזמן שיחות ועידה מרובות משתתפים מסייע לעובדים להתעדכן בזמן אמת ולהביע את דעתם על אופן התקדמות הפרויקט. זה הרבה יותר יעיל משליחת קבצים בתפוצה רחבה במייל.


בנוסף, שיחות ועידה בווידאו מסייעות ביצירת תרבות עבודה חזקה וייחודית. חברי צוות שרואים אחד את השני בזמן הפגישה ומרגישים כמעט כאילו הם נמצאים יחד באותו החדר – נהנים מהיכולת להעמיק את הקשרים הבינאישיים והמקצועיים. במקרים שבהם הצוות מורכב מעובדים ממדינות ומתרבויות שונות, מדובר בדרך נהדרת לחזק תרבות עבודה איתנה ועמידה המבוססת על גיוון והכלה.


לסיכום, ניהול הוא אתגר בפני עצמו, ועל אחת כמה וכמה ניהול מרחוק. השקעה במיומנויות ניהול – עם קצת עזרה טכנולוגית – יכולה להסיר חלק גדול מאוד מהמכשולים בדרך לשיתוף פעולה מנצח וחסר גבולות. בהצלחה!

רוצים ליהנות מעדכונים ומעוד תכנים מועילים?

היה מעניין? מוזמנים לשתף עם חברים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp

NAOTECH EXPERIENCE LABS
לא צריך לדמיין, אפשר לחוות בזמן אמת!

אין חכם כבעל ניסיון.
בואו להתנסות בפתרונות הווידאו קונפרנס המתקדמים ביותר ב-Naotech Experience Labs שבצפון ת"א.