נציגי Zoom בישראל

איך למנוע כניסה של אורחים בלתי רצויים לאירוע ה-Zoom שלכם

רוצים להישאר תמיד מעודכנים בכל מה שחדש בעולם הווידאו קונפרנס? אל תשכחו לעקוב אחרינו גם ב-LinkedIn.

זה מקסים שכל כך הרבה אנשים מגלים היום שהפלטפורמה של Zoom היא דרך קלה להישאר מחוברים בתקופה של ריחוק חברתי, למידה מרחוק ועבודה מרחוק. האירועים הווירטואליים שלכם, לרבות אירועי Happy Hour, הפסקות קפה, אימוני ריקוד, שיעורי יוגה ועוד – כל אלו הם עדות ליצירתיות ולחוסן נפשי מעוררי השראה.

מרשימה עוד יותר היא העובדה שרבים לומדים לקיים את האירועים האלו "על הדרך". מאחר שיותר ויותר אנשים משתמשים ב-Zoom לאירוח אירועים וירטואליים, Zoom מעוניינת לשתף עם המשתמשים טיפים שיבטיחו שכל מי שמצטרף לאירוע עושה זאת בתום לב. כמו בכל פורום ציבורי, תמיד קיים סיכוי שאדם מסוים (שייתכן שהוזמן וייתכן שלא) ישבש אירוע בכוונת זדון.

חשוב לציין שפלטפורמת Zoom מאובטחת ברמה הגבוהה ביותר. הנה כמה דברים שכדאי לזכור כשמשתמשים ב-Zoom לאירוח אירועים ציבוריים:

  • כשאתם משתפים את הלינק לפגישה במדיה החברתית או בפורומים ציבוריים אחרים, זה מגביר משמעותית את רמת החשיפה לאירוע. כל אחד עם גישה ללינק יכול להצטרף לפגישה.
  • אל תשתמשו ב-Personal Meeting ID ‏(PMI) שלכם על מנת לארח אירועים ציבוריים. ה-PMI שלכם הוא למעשה פגישה אחת ארוכה, ואתם לא רוצים שאנשים אקראיים ייכנסו למרחב הווירטואלי הפרטי שלכם אחרי שהפגישה נגמרת. היכנסו לסרטון ההדרכה הזה כדי ללמוד כיצד ליצור מספרי ID אישיים ומשתנים לפגישות וכיצד ליצור ID אקראי לפגישה.
  • הכירו את ההגדרות ואת הפיצ'רים של Zoom, כדי שתוכלו לדעת איך להגן על המרחב הווירטואלי שלכם כשתידרשו לכך. למשל, ה-Waiting Room (חדר ההמתנה) הוא פיצ'ר שמאוד עוזר למארחים לשלוט על העוברים ושבים (עוד על כך בפסקאות הבאות).

בהמשך מחכה לכם רשימה של פיצ'רים של Zoom שיעזרו לכם לקיים ב-Zoom כל אירוע וירטואלי העולה על דעתכם, ללא כל חשש מהפרעות בלתי רצויות. אז בואו נתחיל!

ניהול שיתוף המסך

החוק הראשון של Zoom: לעולם אל תוותרו על השליטה במסך שלכם.

אתם לא רוצים שאנשים אקראיים שנמצאים באירוע הציבורי שלכם יתחילו לשלוט במסך שלכם וישתפו תוכן בלתי צפוי בקבוצה. אתם יכולים לוודא שאתם היחידים שיכולים לשתף מסך – גם לפני הפגישה וגם במהלכה – על ידי שימוש בסרגל השליטה של המארח.

על מנת למנוע ממשתתפים לשתף מסך בזמן הפגישה, השתמשו בבקרות המארח שנמצאות בחלק התחתון. לחצו על החץ ליד Share Screen ואז על Advanced Sharing Options.

Advanced Sharing Options on Zoom

ברגע שתראו את השאלה Who Can Host?‎ לחצו על Only Host וסגרו את החלון. בנוסף, תוכלו לנעול את האופציה לשיתוף מסך עבור כל הפגישות שלכם, ולהפוך זאת לברירת המחדל בהגדרות שלכם.

ניהול המשתתפים

הנה עוד פיצ'רים נהדרים של Zoom שיסייעו לכם לאבטח את האירוע שלכם ולארח אירועים בראש שקט:

  • אפשרו כניסה רק של משתמשים רשומים שהוזמנו: אם מישהו מנסה להצטרף לאירוע שלכם אבל הוא לא מחובר ל-Zoom באמצעות כתובת האימייל שדרכה הוא הוזמן, הוא יקבל את ההודעה הבאה:

פיצ'ר זה מסייע לכם לשלוט ברשימת המוזמנים שלכם ולהזמין רק את מי שאתם רוצים – כגון תלמידים מהכיתה שלכם או חברים לעבודה.

  • נעלו את הפגישות שלכם: תמיד כדאי לנעול את דלת הכניסה שלכם, גם כשאתם בבית. כשאתם נועלים פגישת Zoom שכבר התחילה, אז משתתפים חדשים לא יוכלו להצטרף, אפילו אם יש להם את ה-ID של הפגישה ואת הסיסמה (במידה ודרשתם סיסמה לאירוע). כשאתם בפגישה, לחצו על Participants בתחתית החלון של Zoom. ברגע שקופץ חלון ה-Participants, לחצו על Lock Meeting.
  • צרו תהליך אימות דו-שלבי: אתם לא חייבים לשתף את הלינק לפגישה! כשאתם יוצרים אירוע, צרו Meeting ID אקראי והגדירו הזנת סיסמה כתנאי להצטרפות. כך תוכלו לשתף את ה-ID של הפגישה במדיה החברתית, ולשלוח את הסיסמה להתחברות בהודעות פרטיות.
  • הסירו משתתפים בלתי רצויים: לכו לתפריט ה-Participants. ברגע שתרחפו עם העכבר על שם משתמש מסוים יופיעו כמה אופציות, כולל אופציה להסרת המשתתף (Remove). להוצאת משתתף מהפגישה, לחצו על Remove.
  • אפשרו למשתתפים שהסרתם לחזור לפגישה: משתתפים שאתם מסירים מהפגישה לא יוכלו לחזור אליה. אם הסרתם את האדם הלא נכון, אתם יכולים לשנות את ההגדרות שלכם ובכך לאפשר לו לחזור לפגישה.
  • שימו אותם על הולד: אתם יכולים לשים את כולם על "הולד" (Hold), ואז חיבורי הווידאו והאודיו שלהם ינוטרלו באופן זמני. להפעלת פיצ'ר זה, לחצו על התמונה הממוזערת של אחד המשתתפים ולחצו על Start Attendee On Hold. ברגע שאתם מוכנים להחזיר אותו, לכו לרשימת המשתתפים (Participants) ולחצו על Take Off Hold.
  • נטרלו את הווידאו: מארחים יכולים לכבות את הווידאו של משתתפי הפגישה. כך ניתן להפסיק ואף למנוע פעולות לא הולמות ובלתי רצויות בווידאו.
  • השתיקו משתתפים: מארחים יכולים להשתיק משתתפים ספציפיים – או את כל המשתתפים גם יחד –  ולבטל השתקות אלו. מארחים יכולים לחסום רעשים בלתי רצויים, מפריעים או לא הולמים ובכך לחסוך אותם מהמשתתפים האחרים בפגישה. ניתן גם ללכת להגדרות וללחוץ על Mute Upon Entry, ובכך לשמור על שקט גם בפגישות מרובות משתתפים.
  • כבו את אופציית העברת הקבצים (file transfer): העברת קבצים בזמן פגישות מאפשרת לאנשים להעביר קבצים דרך הצ'אט של הפגישה. שינוי ההגדרות ישמור את הצ'אט שלכם נקי מתמונת, גיפים, ממים ותכנים לא רצויים נוספים.
  • כבו את האופציה של כתיבת הערות (Annotation): בזמן שיתוף מסך, גם המארחים וגם המשתתפים יכולים לסמן תכנים מסוימים ולכתוב הערות. ניתן לבטל את הפיצ'ר הזה במסך ההגדרות של Zoom, ובכך למנוע מאנשים להוסיף הערות על גבי המסכים.
  • נטרלו את הצ'אט הפרטי (Private Chat): ב-Zoom יש אופציה לקיים צ'אט במהלך כל פגישה, כך שכל משתתף יכול להתכתב עם משתתף אחר באופן פרטי. ניתן להגביל את הצ'אט הפרטי בזמן הפגישה ובכך להפחית את כמות הסחות הדעת. כך בעצם תוכלו למנוע ממשתתפים לקבל הודעות בלתי רצויות בזמן הפגישה.

הגדירו חדר המתנה (Waiting Room)

אחת הדרכים הטובות ביותר להשתמש ב-Zoom לאירועים ציבוריים היא באמצעות פיצ'ר בשם Waiting Room. כשמו כן הוא – ה-Waiting Room הוא חדר המתנה וירטואלי שמונע מהמשתתפים להיכנס לפגישה עד שאתם מוכנים להכניס אותם. כך, מארח הפגישה יכול לתפקד על תקן סלקטור שעומד בכניסה למועדון ומחליט את מי הוא מכניס ואת מי לא.

לקבלת בקרי שליטה נוספים, מארחי פגישות יכולים לבצע התאמה אישית לחדרי ההמתנה. ניתן אפילו לנסח את ההודעה שאנשים יראו בכניסה לחדר ההמתנה, על מנת שהם יבינו שהם במקום הנכון. הודעה זו היא הזדמנות נהדרת לנסח כללי התנהגות לאירוע שלכם – ולהבהיר עבור מי הוא נועד.

חדר המתנה ב-Zoom

ה-Waiting Room הוא דרך באמת נהדרת לסנן את האנשים שרוצים להיכנס לאירוע שלכם, ולהשאיר גורמים בלתי רצויים בחוץ.  

משתמשים ב-Zoom באחריות ונשארים בטוחים

Zoom היא דרך נהדרת להישאר מחוברים בתקופה הזו. אנחנו מקווים שהטיפים הללו יסייעו לכם להמשיך ולארח אירועים מוצלחים באמצעות הפלטפורמה. אם אתם לא בטוחים שכדאי לכם לקיים אירוע ציבורי ב-Zoom, שתפו את הלינק לפגישה רק עם החברים הקרובים שלכם, עם הקולגות שלכם ועם הלקוחות שלכם. אתם אפילו יכולים להגן על הפגישה באמצעות סיסמה ובכך להוסיף שכבת אבטחה נוספת. זכרו: במקרים רבים לא מספיק רק לסגור את הדלת, צריך גם לנעול אותה. המפתחות בידיים שלכם.

window.onload = function() { var allLinks = document.querySelectorAll(".posttext a"); for(var i=0;i<allLinks.length;i++) { var currentLink = allLinks[i]; currentLink.setAttribute("target","_blank"); } }

רוצים ליהנות מעדכונים ומעוד תכנים מועילים?

היה מעניין? מוזמנים לשתף עם חברים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp

NAOTECH EXPERIENCE LABS
לא צריך לדמיין, אפשר לחוות בזמן אמת!

אין חכם כבעל ניסיון.
בואו להתנסות בפתרונות הווידאו קונפרנס המתקדמים ביותר ב-Naotech Experience Labs שבצפון ת"א.