פגישות אונליין או פנים-אל-פנים: איך אתם מעדיפים להיפגש?

על מנת לעזור לארגונים להבין את ההבדל בין פגישות אונליין לפגישות פנים-אל-פנים, ערכנו רשימה של בעד ונגד. נתחיל עם פגישות פנים-אל-פנים.

נגד:

• תחבורה: אם הפגישה רחוקה מהבית או מהמשרד, צריך להיכנס לרכב ולנסוע. זה בהכרח אומר שתבלו יותר זמן על הכביש – ובפקקים – ופחות זמן בעבודה.
• תיעוד: פגישות פנים-אל-פנים לרוב דורשות תיעוד על-ידי אחד מהמשתתפים. זה לוקח זמן ויכול להיות די מייגע. בנוסף, תיעוד אנושי מועד לטעויות ולהשמטות מידע.
• ניהול זמן לקוי: לעתים קרובות, פגישות פנים-אל-פנים נמשכות הרבה מעבר לזמן שהוקצה להן. זה לא נדיר לשמוע אנשי צוות מתלוננים על פגישות שאורכות שלוש שעות – ושיכלו להסתיים בפחות מחצי שעה.
• היעדר גמישות: לעיתים קיים צורך לצרף לפגישה אדם שנמצא במקום פיזי מרוחק. פגישות בחדרי ישיבות שאינם כוללים ציוד וידאו קונפרנס לא יכולות לתמוך בתרחישים כאלו, והמשמעות היא שהפגישה לא תכלול אנשים שיכלו לתרום לה רבות אך אינם נמצאים בקרבת מקום.

בעד:

• מבט מקרוב: פגישות פנים-אל-פנים מאפשרות לכל המשתתפים להעריך את הנוכחות של כל המשתתפים האחרים באופן מלא ומדויק, לרבות שפת גוף ומחוות קטנות שלא תמיד ניתן להבחין בהן על המסך.
• תלות מופחתת בטכנולוגיה: בפגישות פנים-אל-פנים, חברי הצוות פחות תלויים בטכנולוגיה. נכון, עדיין צריך חשמל ולרוב גם חיבור לאינטרנט על מנת להציג מסמכים, אבל עיקר כוחה של הפגישה הוא בחיבורים הבינאישיים שהיא מייצרת.
• הפגישה שאחרי הפגישה: אינטראקציות חשובות רבות מתרחשות במסדרון או במשרד צדדי, אחרי שהפגישה כבר הסתיימה. לאנשים יש נטייה להמשיך את קו המחשבה שלהם בשיחה עם קולגות בדרך למעלית, למשרד או לחדר האוכל. לפעמים, דווקא סיעורי המוחות האקראיים האלה יכולים להוביל לרגעי הארה חשובים.
• העדפת הלקוחות: לקוחות רבים – במיוחד אלו שפוגשים את הצוות בפעם הראשונה – מעדיפים פגישה פנים-אל-פנים, מכיוון שהם מרגישים שזו הדרך הטובה ביותר להכיר את אנשי המקצוע שאיתם הם הולכים לשתף פעולה.

אחרי שמנינו את היתרונות והחסרונות של פגישות פנים-אל-פנים, ננתח כעת את כל מה שנפלא – ולפעמים לוקה בחסר – בפגישות אונליין.

חסרונות:

• תלות מוחלטת בטכנולוגיה: מבחינה טכנולוגית, פגישות אונליין באמצעות וידאו קונפרנס הן כמו תזמורת – הכל יעבוד חלק רק אם כל הכלים ינגנו באופן מתואם ומושלם.מספיק שיאבד החיבור לאינטרנט, לדוגמה, ולא תהיה ברירה אלא לבטל או לדחות את הפגישה. 
• "סמול טוק" מינימלי: כן, זה דווקא חיסרון. השיחות האגביות הקצרות לפני ובזמן הפגישה יכולות להיות אפקטיביות באופן מפתיע, ולסייע למשתתפי הפגישה להכיר אחד את השני ולזרוק רעיונות מעניינים לאוויר.
• לפעמים זה פשוט לא מתאים: פגישות וידאו לא מתאימות לכל תרחיש. פגישות שנתיות של הוועד המנהל, לדוגמה, רצוי לקיים באופן פיזי ולא וירטואלי.

יתרונות:

• חיבור בין צוותים מרוחקים: פגישות אונליין הן דרך נהדרת לערב צוותים מבוזרים במה שקורה בארגון, מבלי לשלם את העלות הכרוכה בנסיעה ארוכה או בטיסה למשרד הראשי של החברה. לפי סקר שנערך ב-2018 על-ידי Forbes, 72% מהמנהלים העידו שפגישות וידאו קונפרנס בונות אמון ומחוברות עובדים, בעוד ש-71% אמרו שהן משפרות את ביצועי הצוות.
• ספונטניות: פגישות אונליין הן אידיאליות למקרים שדורשים ספונטניות, כי למעשה כל מה שצריך כדי להתחיל פגישה זה ללחוץ על כפתור. וידאו קונפרנס הוא כלי מושלם להתמודדות עם מקרי חירום ועם סיטואציות שמחייבות התייחסות מיידית.
• עוצמת ה"ביחד": כשכל עובדי החברה נפגשים ביחד – כולל העובדים שנמצאים בסניפים מרוחקים – התרבות הארגונית משגשגת. פגישות אונליין מאפשרות לכולם להשתתף ולא משאירות אף אחד מחוץ לתמונה.
• חיסכון במשאבים: פגישות אונליין לא מצריכות נהיגה, חניה או סידורים מיוחדים. כל מה שצריך זה להתחבר ולהצטרף לפגישה.
• שיתוף מסכים ושיתוף תוכן: שיתוף מסך הוא אחד הפיצ'רים השימושיים ביותר בפגישות אונליין. כל משתתף יכול לשתף כל סוג של תוכן בלחיצת כפתור, ללא מאמץ וללא היערכות מוקדמת.
• תיעוד והקלטה: מרבית כלי הווידאו קונפרנס כוללים אופציה לתיעוד פגישות. כך, ניתן לחזור לפגישות ולשלוף אותן לפי דרישה בכל עת, ואנשי הצוות יכולים להיזכר מי אמר מה, למי ובאיזה הקשר.