חדרי ישיבות חכמים התומכים בטכנולוגיית וידאו קונפרנס משדרגים פלאים את יכולות התקשורת הארגונית של חברות: הם מאפשרים קיום פגישות וידאו חובקות עולם בכל רגע נתון, שיתוף קבצים על גבי מסכים ועבודה משותפת ללא גבולות וללא מגבלות. על פניו, מדובר בטכנולוגיה שכולם אמורים לאמץ בהתלהבות. אז מה בעצם מונע מהם לעשות זאת? ואיך בכל זאת ניתן ליהנות מכל העולמות?
ארגונים מסוימים נרתעים מפתרונות מתקדמים של תקשורת וידאו עקב שיקולי אבטחה. לגניבת מידע עסקי שמור מקום של כבוד ברשימת הפחדים הגדולים ביותר של מנכ"לים ובעלי חברות. בעידן הטכנולוגי שבו אנחנו חיים, אנחנו שומעים יותר ויותר על פריצות מתוחכמות למערכות ארגוניות ועל שאיבת קבצים שלא כחוק. מצד אחד, בעלי חברות לא יכולים להרשות לעצמם לוותר על נפלאות האינטרנט, מחשוב הענן והסמארטפונים. מצד שני, חלקם לא מוכנים להכניס מצלמות וידאו חכמות לחדרי הישיבות או לשתף קבצים על גבי מסכים. אותם מנהלים יעדיפו לשבת בחדר הישיבות של פעם, ולא להתקדם לטכנולוגיית וידאו קונפרנס עכשווית. הם מוותרים על נוחות וקדמה טכנולוגית, אבל מבחינתם, החשש מהאזנה או מצפייה בלתי חוקיים גובר על כל שיקול אחר.
נוחות שימוש לפני הכל
יש גם מנהלים מסוג אחר: אלו שחותרים להיות בחזית הטכנולוגיה ולספק לעובדי החברה את הכלים הטובים ביותר לשיפור ביצועים. מנהלים אלו חושבים במונחים של נוחות שימוש וחוויית משתמש רציפה (seamlessness). מה שיותר מהיר ומחובר, יותר טוב. לשתף מהר, לתקשר בכל רגע נתון, מבלי שהעובדים ייתקלו בקשיים או במכשולים כלשהם. כל השאר כבר יסתדר מעצמו.
מדובר בגישה שמביאה תוצאות, אך גם חשופה יותר לפרצות אבטחה. כשחושבים אך ורק במונחים של חוויית משתמש רציפה, האבטחה נדחקת למקום השני. אותם מנהלים אמנם ישקיעו בכלי אבטחת מידע מתקדמים, אבל באופן טבעי יזניחו את מרכיבי האבטחה הפעילה. ייתכן שחלקם אף יתפתו לנטרל חלק מהפיצ'רים על מנת לאפשר לעובדים להיפגש בחדר הישיבות החכם ביתר נוחות.
ליהנות מכל העולמות: הסוד הוא באיזון
רוב המנהלים ובעלי החברות נמצאים איפשהו באמצע, בין שני סוגי המנהלים שתוארו בפסקאות הקודמות. הם רוצים ליהנות משירות וידאו קונפרנס נוח, מתקדם – ומאוד מאובטח. הם רוצים לקיים ישיבות פוריות, מהירות ויעילות, ללא כל חשש.
היום ניתן ליהנות מחדרי ישיבות חכמים המאובטחים ברמה גבוהה ביותר. החשש של מנהלים רבים מפרצות אבטחה מובן אך אינו מוצדק – כל עוד דואגים לשמור על מספר כללים חשובים:
- תחזוקה ועדכונים שוטפים: רצוי לוודא שמוצרי התקשורת והווידאו קונפרנס זוכים לאותו הטיפול שלו זוכה מערך ה-IT כולו, בהתאם לפרוטוקולי אבטחת הרשת שמיושמים בארגון. בדומה לרשת המחשוב בארגון, חדרי הישיבות החכמים מתבססים על תוכנה וחומרה שזקוקים לעדכונים תקופתיים ולתחזוקה שוטפת בתחום אבטחת המידע. יש לוודא שצוות ה-IT של הארגון מעניק לטכנולוגיה זו את תשומת הלב הראויה.
- הצפנה: הצפנה מתקדמת מקטינה מאד את הסיכוי לגניבת מידע ארגוני. מומלץ לבחור בשירות שמציע הצפנת end-to-end מתקדמת. היום קיימים מגוון שירותים של תקשורת וידאו מבוססת ענן אשר מצפינים את כל התוכן היוצא באמצעות הצפנת SSL, https ואף TLS 1.2 עם תקן הצפנה מתקדם AES של 256 סיביות.
- מזהה ייחודי: בעולם הדיגיטלי, אי אפשר להתקדם צעד אחד מבלי להזדהות. לזה אנחנו כבר רגילים. בכל הנוגע לחדרי ישיבות חכמים, זיהוי המשתמש הוא תנאי מוקדם לקביעת פגישות. על מנת לזמן פגישות, על המשתמשים להיכנס תחילה לחשבון המזוהה במערכת. המערכת מפיקה מזהה ייחודי וקישור ייחודי לכל פגישה, כך שרק משתמשים שהוזמנו באימייל יכולים להיכנס אליה. כמו כן, ניתן גם ליצור סיסמה ייעודית לפגישות ספציפיות. עובדי החברה יאלצו אולי להתעכב עוד מספר שניות על מנת להקליד את שם המשתמש והסיסמה – אבל ברמת האבטחה זה בהחלט משתלם. כך או כך, בין אם יוזם הפגישה מחליט ליצור סיסמה ייעודית לפגישה ובין אם לא, במרבית פתרונות הווידאו קונפרנס המתקדמים מתבצעת הצפנה של כל התוכן היוצא.
- יצירת מדיניות וחינוך עובדים: אבטחת מידע תלויה במידה רבה במודעותם של עובדי החברה לסכנות הסייבר שאורבות מעבר לפינה. ארגונים מאובטחים היטב מגדירים מדיניות אבטחה ומוודאים שכל עובדי החברה מכירים אותה ועובדים לפיה. במידת הצורך, ניתן לקיים הדרכות קבוצתיות, שמכסות בין היתר גם את נושא הפגישות הווירטואליות.
מאובטח זה הכי ידידותי
בהנחה שהעובדים מודעים לחשיבותם של פרוטוקולי האבטחה ומיישמים אותם בעבודתם היומיומית, אבטחת מידע ברמה גבוהה משתלבת בהרמוניה בחדר הישיבות החכם. לא זו בלבד שהיא לא מערימה קשיים, יתרה מכך – התחושה שהם מוגנים ושהמידע שברשותם מוגן מאפשרת לעובדי הארגון להתבטא בביטחון ובחופשיות ולשתף מידע ללא חשש.
נסיים בנקודה עתידנית: טכנולוגיות וידאו קונפרנס מתקדמות בקצב מסחרר. ככל הנראה, בעתיד הקרוב נוכל ליהנות ממוצרים מאובטחים המציעים יכולת עבודה רציפה מהירה יותר מכפי שהכרנו בעבר. אם לשפוט לפי המגמות בשוק, אנחנו בהחלט בדרך לשם.
