פתוחים לשיתופי פעולה: איך לשפר את היעילות באופן ספייס?

רוצים להישאר תמיד מעודכנים בכל מה שחדש בעולם הווידאו קונפרנס? אל תשכחו לעקוב אחרינו גם ב-LinkedIn.

מרחבי אופן ספייס הם הדבר הכי מגניב בעיר, וכל מי שעובד בהם נהנה מהרמוניה מושלמת של שיתופי פעולה. נכון? ובכן, לא ממש. המציאות קצת יותר מורכבת.

בשנים האחרונות, משרדי אופן ספייס הפכו לדבר החם ביותר בענף העיצוב המשרדי. טרנד החללים הפתוחים התחיל, כמו הרבה טרנדים ארגוניים אחרים, בעולם ההיי-טק החדשני. פתאום, לפני שהספקנו לשים לב, החברות המובילות במשק החלו להיפרד מהתאים האישיים ולהחליף אותם בסביבות עבודה משותפות, ללא קירות וללא מחיצות.

עבודה יעילה באופן ספייס

משרדי אופן ספייס יוצרים סביבה שיתופית. כולם רואים את כולם. כולם שומעים את כולם. הרעיון הוא ליצור קרקע פורייה לאינספור שיתופי פעולה ויוזמות משותפות. ברמה הקונספטואלית, משרדי אופן ספייס אמורים לעודד אנשי צוות למנף ולהשלים את היכולות האישיות של הקולגות שלהם. שקיפות משרדית אמורה להגביר את קצב שיתופי הפעולה ולהזניק פרודוקטיביות ארגונית. אבל האם זה באמת קורה בפועל?

 

המיתוס על שיתופי פעולה

ב-2018, שני חוקרים מאוניברסיטת הרווארד בשם איתן ברנשטיין וסטפן טורבן פרסמו תוצאות של מחקר שבחן את השפעתן של סביבות אופן ספייס על שיתופי פעולה בין אנשים. ממצאי המחקר הראו, בניגוד לכל מה שהיה מקובל לחשוב, שמשרדי אופן ספייס אינם מעלים את כמות האינטראקציות האישיות. למעשה, ההיפך הוא הנכון: אנשים שעובדים באופן ספייס משתוקקים לפרטיות ומעדיפים לא להפריע אחד לשני אם הם לא חייבים. לכן, רובם מעדיפים לתקשר באמצעות מיילים והודעות טקסט.

 

התכנית שהתנפצה

סביבות אופן ספייס אמורות לנתב אנשים שרגילים לעבוד לבד למסלולים שיתופיים יותר. מילת המפתח היא חשיפה. למרבה הצער, חשיפה זו יוצרת מספר בעיות שמשפיעות על חוויית העבודה המשרדית:

    • אפס פרטיות: ברגע שכולם יכולים לראות את מה שאתם עושים ולשמוע את כל מה שאתם אומרים, זה אומר שאין לכם פרטיות. אז נכון, אתם יכולים להתכתב במייל, אבל אפילו זה לא ממש פרטי כי האנשים שנמצאים מאחוריכם יכולים לקרוא את מה שאתם כותבים. היעדר פרטיות יכול להעיק מאוד, עד כדי פגיעה ברמת האפקטיביות של חברי הצוות.
    • יותר מדי רעש: ידוע שרעש גורם לאובדן ריכוז. כתוצאה מכך, אנשים רבים מעדיפים לעבוד עם אוזניות שמבודדות אותם מרעשי המשרד. רק שבידוד-עצמי מקטין עוד יותר את הסיכוי ליצירת שיתופי פעולה במשרד, וכל הצדדים יוצאים מופסדים.
    • שביעות רצון נמוכה: מחקר מטעם Oxford Economics משנת 2018 מצא שעובדים שמדווחים על סביבות עבודה רועשות הם בעלי סיכון גבוה יותר לעזוב את מקום העבודה שלהם בתוך שישה חודשים. וזה עוד לא הכל: כמעט שני שליש מהעובדים שהתראיינו למחקר דיווחו שהיעדר שקט במקום העבודה וחוסר היכולת להתרכז יצרו השפעה שלילית על רמות התפוקה, שביעות הרצון והרווחה הכללית.
    • אינטראקציות איטיות ש"נמרחות": המחקר האקדמי של ברנשטיין וטורבין חושף עובדה מעניינת. במטרה לייצר לעצמם תחושת פרטיות, עובדים במשרדי אופן ספייס מעדיפים לתקשר באמצעות מיילים והודעות טקסט ולא פנים-מול-פנים. עובדה זו יוצרת בעיה בהקשר של תפוקות עבודה, מאחר שתקשורת אלקטרונית "מורחת" אינטראקציות שאמורות לקחת כמה דקות לכדי שעות ולפעמים אפילו ימים. רק תיזכרו בפעם האחרונה ששלחתם מייל בבוקר וקיבלתם תשובה ב-23:30 בלילה…

 

עבודה יעילה באופן ספייס

 

חוזרים לשתף פעולה

אף על פי כן, לא בכדי הפכו משרדי האופן ספייס לפופולריים כל כך. הם מספקים לא מעט יתרונות ויכולים להיות מרחבים שיתופיים נהדרים. עם תכנון חכם ועיצוב נכון, מרחבי אופן ספייס יכולים להוות כר פורה לקולגיאליות מעצימה ולתקשורת אפקטיבית. קבלו כמה טיפים שיעזרו לכם להפיק את המירב מהאופן ספייס שלכם, ולהבטיח שעיצוב הפנים של המשרד מאפשר לצוותים שלכם לצמוח ולשגשג:

  • טפחו דפוסי חשיבה שמעודדים חיבורים בין-אישיים: ההמצאות הגדולות ביותר נולדו מחיבור בין אנשים עם רעיונות חדשניים. המוח האנושי מתוכנת לפעול בהקשר "קולקטיבי", וסביבות עבודה קולקטיביות מסייעות לנו להרגיש שייכים ומחוברים. סביבות אלו, במידה ותוכננו ויושמו בצורה טובה, מספקות לנו הזדמנויות לקבל הכרה, מעניקות לנו רגעים רבים של השראה, ומאפשרות לנו לצמוח. לכן, מומלץ לעודד את אנשי הצוות למנף את היתרונות הטמונים בסביבות עבודה פתוחות. עודדו אותם להתחבר, לסייע אחד לשני ולשתף רעיונות.
  • הציעו חדרים פרטיים: חדרים פרטיים – Huddle Rooms – הם בגדר חובה לסביבות אופן ספייס. הם מאפשרים לקבוצות קטנות לייצר סיעורי מוחות מבלי להפריע לסביבה הקרובה. כדאי לוודא שהחדרים תומכים בטכנולוגיית וידאו קונפרנס, על מנת שחברי הצוות יוכלו ליהנות מגמישות מרבית ולתקשר עם כל אחד, מכל מקום, ומכל מכשיר.
  • השתמשו בטכנולוגיית מיסוך קול: פתרונות מיסוך קול פולטים סאונד רקע בתדר נמוך אל תוך חלל המשרד, במטרה לעמעם את המולת המשרד ולהפוך את רעשי הרקע לרעש לבן המאפשר רמת ריכוז גבוהה יותר. פתרונות אלו, המכונים גם "טכנולוגיית השקט", הופכים את המשרד להרבה יותר נוח ומזמין מבחינה אקוסטית.
  • מנפו את היתרונות של תקשורת וידאו: אם כבר החלטתם לאמץ סביבת עבודה נטולת מחיצות, אז למה שלא תלכו עד הסוף? טכנולוגיית וידאו מעצימה את תרבות העבודה המשותפת. נניח שאתם רוצים לשוחח עם קולגה שנמצא בקומה למעלה או בסניף מרוחק; פתרונות וידאו קונפרנס, כמו אלו של חברת Zoom למשל, יאפשרו לכם להתחבר למספר מוקדים מרוחקים במקביל ולתקשר עמם בפשטות ובמהירות. התקשורת עם המוקדים השונים נשארת על "השתק" על מנת שלא להפריע למשתתפים השונים, עד שהם יבחרו להגביר את עוצמת הקול.

 

חולקים חוויית עבודה חיובית

אז נכון, חללים פתוחים יכולים להיות רועשים ונטולי פרטיות, אבל הם עדיין יכולים להיות מקומות עבודה נהדרים. הסוד הוא לייצר תרבות משרדית חיובית שעונה על הצרכים של הצוותים שלכם בכל רגע נתון. זכרו, יש הרבה כלים ומתודולוגיות שיכולים להעצים את הפרטיות של העובדים ולשפר את האקוסטיקה במשרד. בשלב ראשון, נסו לאפיין את הצרכים המדויקים של המשרד שלכם. אם המטרה שלכם היא לשפר את התקשורת הארגונית ולהגביר את שיתופי הפעולה שמתבצעים פנים-מול-פנים, אז כדאי לכם להשקיע ביצירת תרבות עבודה מחוברת, שנתמכת על ידי טכנולוגיה מתקדמת של וידאו קונפרנס ומיסוך קול.

לחיי עבודת צוות יעילה ונעימה!

 

window.onload = function() { var allLinks = document.querySelectorAll(".posttext a"); for(var i=0;i<allLinks.length;i++) { var currentLink = allLinks[i]; currentLink.setAttribute("target","_blank"); } }

רוצים ליהנות מעדכונים ומעוד תכנים מועילים?

היה מעניין? מוזמנים לשתף עם חברים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp

NAOTECH EXPERIENCE LABS
לא צריך לדמיין, אפשר לחוות בזמן אמת!

אין חכם כבעל ניסיון.
בואו להתנסות בפתרונות הווידאו קונפרנס המתקדמים ביותר ב-Naotech Experience Labs שבצפון ת"א.