באמצעות מחשוב בענן (cloud computing) משאבי ה-IT נשלחים על פי דרישה באמצעות האינטרנט. תהליך זה, המשתמש לצרכים נוספים כמו אחסון, חוסך זמן ומשאבים רבים לארגון. תהליך זה משמש ל-VoIP, או Voice over Internet Protocol, כלומר טלפוניה בענן אשר אינה דורשת חומרה כלל.

טכנולוגיית SIP (או Session Initiation Protocol) הוא תהליך סימון שנועד לתמוך ב-VoIP. הוא מזהה הודעות שנשלחו בין שני משתמשי קצה, ומנהל את האלמנטים השונים של השיחה כמו קול. SIP הוא למעשה פרוטוקול אחד בתוך VoIP, שהוא קטגוריה בפני עצמה של טכנולוגיות תקשורת. כפי שניתן להבין מהשם, VoIP מתמד בעיקר בקול, ואילו העמסת SIP (SIP trunking), מאפשרת כל סוג של העברת מדיה.

העמסת SIP מחליפה את קווי הנחושת הסטנדרטיים ששימשו בעבר לטלפוניה, ומאפשרת ביצוע שיחות באמצעות IP. בעבר טלפוניה הסתמכה בעיקר על PSTN (Public Switched Telephone Network), אשר דרשה חיבור פיזי בין שתי נקודות קצה. SIP מסוגל לשאת את מספר קווי התקשורת הדרושים לארגון, כך שכאשר הארגון צומח, קל להעלות את מספר הקווים.

באופן כללי, SIP מציע עלות משתלמת, יכולת לעבוד מרחוק בזכות שימוש באינטרנט וללא צורך בחומרה נוספת, ויכולת להשתמש במספרי טלפון מכל העולם.

טלפוניה בענן, או מרכזיה בענן, מרכזיית IP או מרכזייה וירטואלית, היא UCaaS (Unified Communication as a Service) המאפשר לארגונים להשתמש בחיבור לאינטרנט לטובת תקשורת טלפונית. במילים אחרות, מדובר בפתרון PBX (Private Branch Exchange) שאינו תלוי מקום, אשר מסתמך על VoIP. מרכזייה צד ג'  משמשת בתור המארחת, ומעבירה קול באמצעות האינטרנט. בזכות זאת, אין צורך בפתרון חומרה או בשרתים פיזיים בארגון.

שיטת הפעולה של מרכזייה בענן/טלפוניה בענן דומה לשירותי VoIP אחרים. הספק הופך אותות קוליים לפאקטים (packets) של מידע, אשר ניתן להעביר באמצעות האינטרנט. בהמשך הם הופכים בחזרה לגלי קול וחוזר חלילה. באמצעות מרכזייה בענן, ניתן להשתמש במחשבים ובמכשירי סלולר, מה שאומר שאפשר להשתמש בכמה מספרים ממכשיר אחד. כמו כן, האדמין בארגון יכול להתאים את יכולות ניוד השיחה לפי צרכי הארגון, ולנצל מגוון יכולות טכניות אחרות.

באמצעות טלפוניה בענן, ארגונים בוחרים ספק חיצוני שמתפעל את מערכת הטלפוניה שלהם עבורם, ומחליף את הצורך בתפעול PBX שנעשה בתור הארגון.

• המרכזייה בענן קיימת וירטואלית בלבד, בניגוד למערכות טלפוניה מסורתיות כמו PBX וסנטריקס הדורשות שרתים שנמצאים פיזית בחדר בארגון, היא חוסכת חלל אחסון וגם את הצורך בטלפון שולחני.
• טלפוניה בענן מאפשרת אג'יליות וקלה להטמעה, בין היתר בזכות העובדה שספק ה-VoIP החיצוני אחראי על התהליך ולא איש IT או CTO אין-האוס.
• ממשק פשוט וקל לתפעול גם למשתמשי קצה: הממשק המרכזי והמערכת הרב-שימושית מאפשרת חסכון רב במשאבים. כמו כן, ניתן לעבור משיחת טלפון לווידאו בלחיצת כפתור.
• חוויה עדכנית וחדשנית שממשיכה להתקדם ללא הרף: מרכזייה בענן מציעה מגוון פיצ'רים לשיחות, לטובת חוויית תקשורת ארגונית פשוטה ויעילה. הרשימה הארוכה של הפיצ'רים כוללת מרכזייה אוטומטית, IVR (Interactive Voice Response) שבאמצעותו ניתן להגיע לשלוחה הרצויה, הקלטת שיחות לטובת ביצוע מעקב, העברת שיחות לפי כללים שהארגון קבע מבעוד מועד, ועוד.

במקרים רבים, טלפוניה בענן מציעה סט כלי אבטחה שימושי שרק הולך ומתרחב. הספק מנהל את כלי האבטחה, כאשר מדובר באיש מקצוע המודע לסכנות האפשרויות. הדאטה של המשתמשים, אשר הספק מאחסן, נשאר בטוח הודות להצפנת שיחות.

Zoom Phone, פתרון VoIP שנמצא בשימוש אצל מיליוני אנשים ברחבי העולם, מציע סט כלים הולך וגדל, לחוויה עדכנית ובטוחה. רק אדמינים מורשים יכולים לקבל גישה לדאטה הארגונית, לאחר שעברו מספר שכבות הגנה. המערכת תומכת בהצפנה בסיסית באמצעות SIP. SRTP מגן על המדיה בשיחה. כמו כן, משתמשי Zoom Phone יכולים ליהנות מהצפנה מקצה לקצה לשיחות המתנהלות בין שני משתמשים בתוך הארגון.

ל- Zoom Phone ישנם מספר יתרונות בולטים על פני מתחרים בקטגוריית הטלפוניה בענן:

• אינטגרציה מלאה עם Zoom: פלטפורמת הקולבוריישן הפופולרית כבר נמצאת בשימוש של ארגונים רבים בישראל ומחוצה לה, כך שפתרון הטלפוניה הוא מעין תוסף על הפלטפורמה הקיימת. פירוש הדבר רצף עבודה פשוט שאינו כרוך בהטמעה מאפס, וכן מעבר ל-Zoom Meetings בלחיצת כפתור. למעשה Zoom יוצר אקוסיסטם שלם לתקשורת ארגונית מאפליקציה אחת קלה לשימוש. משתמשים בארגונים בכל הגדלים יכולים להפוך שיחת Zoom Phone לפגישת וידאו בקליק אחד, וכן להתחיל שיחה ישירות מה-desktop client או ממכשיר הסלולר.
• כיסוי גלובלי: ל-Zoom Phone יש כיסוי גלובלי נרחב, מה שמקל על העבודה בארגונים גלובליים. Zoom Phone מציע כיסוי PSTN (Public Switched Telephone Network) בעשרות במדינות רבות כולל ישראל.
• סקלביליות: קל לגדול עם Zoom Phone. ניתן להוסיף קווים ולהתרחב ללוקיישנים חדשים.
• Zoom Phone מאפשר לשני משתמשים מאותו הארגון לנהל שיחה בהצפנה מקצה לקצה (end to end encryption).
• ארגונים יכולים לשמור על ספק הטלפוניה הקיים שלהם (Bring Your Own Carrier).
• ניהול מרכזי קל לשימוש, המציע שפע נתונים ומידע שימושי על הנעשה בארגון.
• מגוון פיצ'רים מוכרים של PBX: ניוד שיחה, העברת שיחה, הקלטה, תמלולי הודעות קוליות, מגוון גרפים וסטטיסטיקות, ובאופן כללי לסייע לארגון לשפר את יעילותו.
• ניוד מספר טלפון.
• גישה מהירה להודעות קוליות ולהיסטוריית שיחה.
• Caller ID אישי ומספר זהויות מתקשר שניתן להחליף ביניהן על פי צרכי הארגון והעדפותיו.