מדלפק הקבלה ועד לקומת ההנהלה, ארגונים לא יכולים להתקיים ללא תקשורת אנושית. חברי צוות חייבים להעביר מסרים על מנת לבצע משימות. מנהלים צריכים לתקשר עם עובדיהם על מנת לוודא שהם עומדים ביעדים. ההנהלה הבכירה מנווטת את הספינה – וחייבת לסנכרן בין כל הגורמים המעורבים.
בעולם אוטופי, כל אנשי הצוות בארגון מצליחים לתקשר אחד עם השני באופן מושלם. כולם מרגישים בנוח להגיד מה הם חושבים, כולם מקשיבים, והמשימות מתקתקות כמו שעון שוויצרי. אבל כפי שכל מי שאי פעם עבד בארגון יודע, במציאות הדברים עובדים קצת אחרת. תקשורת חיובית ובריאה יכולה להפוך בקלות לדיסקומוניקציה מתסכלת. ייתכן שזה פשוט טבע האדם; ועדיין, את מרבית בעיות התקשורת הנפוצות בארגונים ניתן למנוע.
מהם הגורמים העיקריים לקצרים בתקשורת בארגון?
לפני שנתחיל לנתח את הדרכים שבהן ניתן להתמודד עם קצרים בתקשורת, רצוי להבין את הסיבות שמובילות אליהם. הנה כמה סיבות נפוצות במיוחד:
- הסתמכות נרחבת על המילה הכתובה: בעידן המיילים והודעות הטקסט, רובנו התרגלנו לכתוב כמו שאנחנו מדברים. הבעיה היא שאנחנו מצפים מהנמענים שלנו להבין את מה שכתבנו ללא הקשר פיזי כמו שפת גוף או טון דיבור. הנמענים שלנו מקבלים מאיתנו מספר משפטים קצרים ותו לא. לכן במקרים רבים, למרות טוהר הכוונות שלנו, המסרים שלנו לא מובנים כראוי.
- חוסר זמן או סבלנות: כשהדד-ליין הולך ומתקרב, יש לנו נטייה להילחץ ולאבד סבלנות. אנחנו לא פנויים להסביר את עצמנו או להכיר בצרכים של הקולגות שלנו. הסטרס פוגע ביכולות התקשורת וגם ביכולת ההקשבה.
- תרבות של לחץ: לכל ארגון יש תרבות ארגונית. לעתים התרבות הארגונית מתבססת על ערכים כגון שיתוף ואמפתיה, ולעתים התרבות הארגונית מקדשת בעיקר את התוצאה הסופית. תרבויות ארגוניות שרואות רק את התוצאה הסופית מתעלמות מהתהליך, ולכן מקדישות פחות תשומת לב לעבודת צוות ולבניית סביבה תקשורתית. המשימות אולי מתבצעות כראוי, אבל הן לרוב מתבצעות על ידי אנשים שרגילים לעבוד לבד מבלי לשתף פעולה עם אחרים.
- היעדר שקיפות: כשאנשי הצוות במשרד לא מבינים אחד את השני, ייתכן שהסיבות הן היעדר שקיפות, מסרים עמומים ואג'נדות נסתרות. כשאין שקיפות, אנשי הצוות יעדיפו להתנתק במקום לאחד כוחות ולשתף פעולה. חלקם גם ילמדו להיות תחרותיים ולהשתמש בתחרותיות כגורם ממריץ לביצועים גבוהים. כך נוצרת תרבות של "אדם לאדם זאב".
- סביבות עבודה מנותקות: כשמחלקה מסוימת נשענת רק על המשאבים שעומדים לרשותה על מנת לבצע משימות, ובקושי נעזרת במחלקות אחרות, עובדיה יתקשו לייצר תקשורת אפקטיבית עם אנשים אחרים בארגון.
ההשלכות ההרסניות של דיסקומוניקציה
למחסור בתקשורת אפקטיבית יש השפעה שלילית על ארגונים ועל חברי הצוותים השונים. קיבצנו כמה תרחישים נפוצים שמוטב להימנע מהם:
- מחוברות עובדים חלשה: כשחברי הצוות בארגון לא מרגישים בנוח לשתף את המחשבות שלהם, או כשאין להם סבלנות להקשיב לדעות של אחרים, רמת שביעות הרצון שלהם יורדת. הם לא מזדהים עם התרבות הארגונית השלילית שמרעילה אותם, והם מפסיקים להאמין בחזון של הארגון שמעסיק אותם.
- סביבת עבודה תחרותית: דמיינו מרחב עבודה שבו כולם עובדים ביחד למען השגת מטרה משותפת. עכשיו דמיינו את ההיפך המוחלט. קצרים בתקשורת מרחיקים אנשים אחד מהשני, ויוצרים סביבת עבודה שמקדשת את ה"אני" במקום את ה"אנחנו".
- היעדר שיתופי פעולה: הארגונים המצליחים ביותר בעולם נעזרים בשיתופי פעולה חוצי-מחלקות על מנת להגיע ליעדים שאפתניים. עם זאת, כשיש קצרים בתקשורת, קשה מאוד לשתף פעולה ולעבוד ביעילות ובשקיפות. במקרים אלו, מחלקות יעדיפו להתכנס בתוך עצמן ולא לבקש עזרה מבחוץ. מציאות זו מחלישה את השאיפה לחדשנות, לחשיבה יצירתית ולהצלחה בקנה מידה גדול.
- פוטנציאל רווחיות בלתי ממומש: בסופו של דבר, אי אפשר להתעלם משורת הרווח. כשאנשי צוות מתקשרים טוב יותר, הם שמחים יותר. כשהם שמחים יותר – יש להם מוטיבציה גבוהה יותר והביצועים שלהם משתפרים. מצד שני, כשהם מרגישים שלא מבינים אותם, הם יעדיפו לעבוד לבד ולהקטין ראש. כשזה קורה, כולם מפסידים.
איך נמנעים מקצרים בתקשורת בארגון?
דיסקומוניקציה בארגונים אינה גזירת גורל; היא יותר כמו הרגל רע. ברגע שמכירים בהרגלים רעים, אפשר לשנות אותם. אספנו כמה טיפים מועילים לשיפור התקשורת הפנים-ארגונית:
- הגדילו את היקף התקשורת שמתבצעת פנים-מול-פנים: אל תסתפקו במיילים ובשיחות טלפון. דברו עם חבריכם לצוות באופן אישי. אם אתם נמצאים במדינה אחרת או אם פגישה פיזית לא מתאפשרת, תוכלו להיעזר בפתרונות וידאו קונפרנס ובתוכנות מתקדמות של פגישות אונליין. ברגע שהתקשורת מתקיימת פנים-מול-פנים, יש סיכוי מצוין שהמסר שלכם יעבור בדיוק כפי שתכננתם.
- הפחיתו את כמויות הלחץ: כולם חווים לחץ במקום העבודה מדי פעם. זה טבעי. אבל ברגע שאנשים סובלים מלחץ עקבי ואינטנסיבי, רמות הקשב וההכלה שלהם נפגעות. הפחתת עומסי הלחץ בארגון תסייע לצוותי העבודה ליהנות מהעשייה ולהתמקד בתהליך ולא רק בתוצאה. יש סיכוי לא רע שבהדרגה, הם יעדיפו שיחות פנים-אל-פנים על פני שליחת מיילים והודעות טקסט.
- עודדו שיתופי פעולה: הצוות ניצב בפני משימה מאתגרת? הוא לא חייב להתמודד איתה לבד. עודדו את חברי הצוות לבקש עזרה מצוותים או ממחלקות אחרות בארגון. לא תאמינו איזו תועלת אדירה הם יוכלו להפיק, ותופתעו לגלות כמה זה ישפר את התקשורת בתוך הצוות ומחוצה לו. שיתופי פעולה, ככלות הכל, חיוניים לא רק לצרכי יעילות, אלא גם לחדשנות.
- השקיעו במחוברות עובדים: מחוברות עובדים יעילה היא אבן יסוד בכל תרבות ארגונית בריאה. אם הארגון שלכם סובל מדיסקומוניקציה ואנשי הצוות מעדיפים לעבוד לבד, כדאי לנסות להעצים את רמות מחוברות העובדים. שכרו אנשי מקצוע שמתמחים בתחום, שיוכלו לסייע לכם להתניע את התהליך. השקיעו בסדנאות ובפלטפורמות ליצירת שיתופי פעולה. אפשר גם להיעזר בטכנולוגיות שמשפרות את רמות המחוברות ושביעות הרצון.
- גבשו תרבות של הכלה: אנחנו ממליצים לכם לקדם את נושא התקשורת הפנים-ארגונית לראש סדר העדיפויות. אם אתם חברים בהנהלה הבכירה, סביר להניח שיש לכם השפעה לא מעטה על התרבות הארגונית. נסו לשלב ערכים של הכלה ושיתוף פעולה. ברגע שזה יקרה, הקצרים בתקשורת יפחתו משמעותית, וכמות שיתופי הפעולה המעצימים תגדל בהתאם.
תקשורת אפקטיבית היא חיונית להצלחה ארגונית. השוק מציע שלל פלטפורמות וידאו קונפרנס מתקדמות שמסייעות לארגונים לעבוד בחכמה ולייצר סביבות עבודה יעילות, נעימות ופוריות יותר. לכל ארגון יש צרכים שונים – הסוד הוא למצוא את התמהיל המתאים ביותר לארגון שלכם.
