הקלטת ישיבות מעסיקה צוותים טכניים וכמובן משתמשי קצה בפתרונות וידאו קונפרנס. בעולם העסקים הדינמי של היום, פגישות וירטואליות והיברידיות הפכו לחלק אינטגרלי מהשגרה – וכך גם במוסדות השכלה גבוהה. בין כל הפלטפורמות הזמינות, Zoom מתבלטת בזכות מגוון רחב של פיצ'רים שהופכים הקלטת ישיבות ושיעורים ליעילה ונוחה ביותר.
מה זה הקלטת ישיבות?
הקלטת ישיבות כשמה כן היא: היכולת להקליט ישיבות ולצפות בהן בזמן החופשי, להעביר אותן הלאה באמצעות המייל, להעלות אותן ליוטיוב ובאופן כללי לעשות בהן שימוש גם לאחר שהישיבה מתפזרת. מדובר בעניין חיוני שחוסך זמן למי שלא מסוגל להגיע לישיבה בזמן אמת ואפילו לא להתחבר מרחוק – הן בעולם העסקי והן בתחום החינוך.
מתי ובאילו מקרים מומלץ לבצע הקלטת ישיבות?
למעשה, בכל מקרה שבו התוכן רלוונטי גם למי שלא נוכח בזמן אמת. אם חלק מהצוות או מהכיתה מפסיד את הישיבה או השיעור או אם התוכן יהיה רלוונטי לשימוש עתידי.
מה היתרונות בישיבות מוקלטות ומדוע כדאי?
את היתרון ניתן לזקק במילה אחת: גמישות. מלבד הבחירה בין להגיע לישיבה או לשיעור פיזית או להתחבר מרחוק, עכשיו גם ניתן לבחור במועד המועדף. כמו כן ישנם תכנים, דיונים או החלטות שמעוניינים שכמה שיותר אוזניים ישמעו, והקלטת ישיבות בהחלט מסייעת בהפצת הבשורה.
מה הציוד הטוב ביותר לביצוע הקלטה של ישיבות?
הציוד שבו אתם משתמשים הוא הציוד שדרכו תיערך ההקלטה. אם הישיבה נערכה בחדר ישיבות אז תוכלו לראות את מה שראו המשתתפים מרחוק. מן הסתם אם כל משתתף ישב בנפרד בעמדה שלו, תוכלו פשוט לראות אותם בחלונות אינדיבידואליים לפי אופציות התצוגה השונות.
בדיוק כמו כל ישיבה מרחוק, קודם כל יש לדאוג לפתרון תוכנה איכותי ופונקציונלי. במידה והישיבה מתקיימת בחדר ישיבות יש לצייד אותו במצלמה לחדר ישיבות שמעניקה תמונה מלאה וחדה של החדר, פתרון אודיו הכולל מיקרופון לחדר ישיבות ורמקול, מסך וקונטרולר.
איך נאוטק מתאימה מערכת טובה לצרכי הלקוח לפי תקציב וצרכים?
אנחנו בנאוטק, בתור מומחים לפתרונות לחדרי ישיבות בשני העשורים האחרונים, דוגלים בשקיפות, בהקשבה ובהתאמה אישית. על מנת להרכיב חדר ישיבות חכם אנחנו משוחחים עם הלקוח, שומעים על המאפיינים הספציפיים של החלל ומתאימים לו את הפתרון ההולם גם בזמן אמת וגם לטובת ההקלטה שתתקבל בתום הישיבה. כמו כן אנחנו מתאימים מבחינת התקציב, פלטפורמת הקולבוריישן הנפוצה בארגון והרכיבים שכבר ישנם בחדר. לעתים תיערך פגישה מבעוד מועד, לעתים פגישה מרחוק תתן תמונה מלאה ותסייע לצוות שלנו לגבש המלצה אמינה ומקצועית.
אנחנו ממשיכים ללוות גם בעת הליך ההתקנה, ההטמעה והשימוש היומיומי ועומדים לרשות הלקוח בכל בקשה או שאלה.
האם ישנם טיפים לביצוע הקלטה?
למען האמת, מדובר בהליך מאד פשוט. מספיק ניסיון או שניים וזה מספיק. באמצעות Zoom ניתן לשמור הקלטות באופן מקומי או בענן, ואף לערוך את ההקלטה ולקצר אותה טרם העברתה הלאה. ניתן לשלוח את ההקלטה כשהיא מוגנת בסיסמה (Passcode) או להיפך, להעלות אותה בקלות ליוטיוב. בכל מקרה, מומלץ להתחיל את ההקלטה לאחר שכל המוזמנים נמצאים ולאחרהסמול טוק בתחילת הפגישה ולסיים לפני דברי הפרידה. כאמור, גם בחרתם להקליט את כל הישיבה מבעוד מועד ניתן לערוך את החלקים המיותרים החוצה לאחר מכן בצורה זריזה ויעילה.
הקלטת ישיבות ב-Zoom: פשוטה, יעילה ושימושית
אחת הסיבות המרכזיות שהופכות את הקלטת הישיבות של Zoom לטובה כל כך היא הפשטות של התהליך כולו מתחילתו ועד סופו, עניין משמעותי למשתמשי קצה. תוך מספר קליקים ניתן להקליט את הפגישה ולהבטיח ששום חלק בה לא הולך לאיבוד. להבדיל, בפגישות אחרות התהליך של הקלטת ישיבות ממושך ומפרך יותר, מה שאומר שפחות עובדים נחשפים לתוכן הישיבה לאחר שזו מסתיימת.
מלאכת ההקלטה כוללת מגוון אופציות גמישות: ניתן להקליט אודיו בלבד או להוסיף וידאו, להציג אך ורק את התוכן של הדובר או גלריה של כל הנוכחים, וכמובן להוסיף לכך את המסך שהדוברים שיתפו בזמן אמת. באמצעות זאת ניתן להתאים למגוון תרחישי שיחה ולהתעסק רק במה שחשוב. בנוסף, Zoom יוצר תמלילי שיחה באופן אוטומטי אשר מתווספים לתוכן המוקלט, מה שהופך את התוכן לנגיש אף יותר.
אופציה שימושית נוספת היא תקצירי שיחות. מדובר באופציה מאד משמעותית למי שלחוץ בזמן אך רוצה להתמקד רק במה שחשוב. בהקלטות ישנם Highlights שמסומנים באופן אוטומטי לאורך ההקלטה וגם כחלק מהתמלול כך שניתן לצפות רק בהם. כמו כן, ב-Zoom IQ ישנו Meeting Summary המאפשר לקבל באופן אוטומטי רק את החלקים החשובים ביותר בשימה. בנוסף לכל האופציות הללו, ניתן לצפות בפגישה במהירות גבוהה יותר מהמהירות בזמן אמת.
ישנן כמה אופציות לאחסון ההקלטה עם תום הפגישה: מקומית או בענן. את ההקלטה ניתן לשתף בקלות באמצעות לינק ישיר עם קוד לפי החלטת המארח. עם תום הפגישה פשוט נשלח לינק לשימוש עתידי או שניתן להוציא את הלינק מממשק Zoom ברשת.
עם תום הפגישה, המארח (host) של הפגישה יכול לערוך את ההקלטות ישירות מתוך הממשק ולשלוח הלאה את הגרסה הערוכה והתמציתית.
בנוסף, כלי האבטחה המתקדמים מוסיפים שכבה נוספת של נוחות ליכולות Zoom להקלטת פגישות: ניתן להשתמש בהצפנה מקצה לקצה או בסיסמאות (passcodes) לפגישות, מה שמבטיח שרק מי שתרצו יהיה חשוף למידע הרגיש שלכם.
לסיכום...
הקלטת ישיבות ב-Zoom הופכת לקלה להפליא הודות לממשק הקל לשימוש, האופציות הגמישות, האחסון הנוח בענן ומגוון כלי האבטחה. בזכות כל אלה נוצרת סביבת עבודה שבה ניתן לחזור לרגעים המשמעותיים מכל ישיבה או שיעור באופן אינטואיטיבי ומאובטח.
לכל הטוב הזה ניתן להוסיף את צוות נאוטק אשר מאפשר ללקוחות להוציא את המקסימום מההקלטות, ליצור רצף עבודה או למידה נוח וחסכוני בזמן ולענות על כל שאלה בדרך.
