בשנה האחרונה נכתבו אינספור מאמרים עם טיפים חשובים לשימוש ב-Zoom. ועדיין, מהניסיון שלנו, רוב המשתמשים עדיין לא מיישמים פרקטיקות פשוטות וחשובות שיכולות לעזור להם ליצור את פגישת ה-Zoom המושלמת. אז החלטנו להתייחס לנושא בעצמנו.
רובנו משתמשים ב-Zoom על בסיס יומיומי. למרות שהיינו מעדיפים שהשימוש יהיה תחת נסיבות נטולות קורונה, פגישות וידאו קונפרנס עוזרות לנו להמשיך לעבוד, ללמוד ולתקשר עם קולגות, חברים ולקוחות, גם כשאנחנו בבידוד או כשהמשרדים ובתי הספר סגורים.
מאחר שכולנו משתמשים ב-Zoom בכזו אינטנסיביות, באופן טבעי אנחנו כל הזמן שואפים לשפר את חוויית ה-Zoom שלנו ולמנוע תשישות. מפרספקטיבה עסקית, מזמן כבר ברור שליצירת פגישת ה-Zoom המושלמת תהיה השפעה בולטת על התוצאות העסקיות שלנו.
מעורבות כמרכיב קריטי
בפגישת ה-Zoom המושלמת כולם מעורבים במה שקורה – ואף אחד לא משועמם. אם אתם המארחים של הפגישה, אז אתם צריכים לשאוף שכל משתתף ייצא ממנה עם רשימת מטלות לביצוע עתידי. למזלכם, ל-Zoom יש כמה מאפיינים מדליקים שיעזרו לכם להשאיר את המשתתפים מסוקרנים לאורך הפגישה. גיבשנו עבורכם רשימה חלקית, והכנסנו פנימה גם כמה טיפים מועילים במיוחד:
1. זמן זה הכל: מומלץ מאוד לקבוע מראש כמה זמן אתם מקציבים לפגישה, ולהקפיד לא לחרוג מהזמן שהוקצב לה. בעידן שמתאפיין בשפע של הסחות דעת ובטווח קשב קצר, פגישות ארוכות מדי עלולות להיות בבחינת "תפסת מרובה לא תפסת". אפשר אפילו לשקול לייצר ציר זמן לפגישה לפני שאתם מתחילים.
2. התאימו את התוכן שלכם: כשאתם מתכוננים לפגישת ה-Zoom המושלמת הבאה שלכם, זכרו להתאים את התוכן ואת ההגשה לפורמט של וידאו. אתם ממש חייבים לעשות את זה, כי דברים רבים שיעבדו מצוין בפגישות פיזיות פשוט לא יעברו מסך בפגישת וידאו קונפרנס.
3. הישארו מעודכנים: כדאי לכם להכיר את כל העדכונים האחרונים של Zoom, ואל תשכחו לוודא שאתם משתמשים בגרסה האחרונה של הפלטפורמה. Zoom מעדכנת את הפלטפורמה שלה בתדירות גבוהה מאוד, וחשוב להתעדכן באופן שוטף. אתם מוזמנים למצוא את כל החידושים בערוץ היוטיוב שלנו. הנה כמה פיצ'רים שאתם חייבים להכיר:
· שיתוף מסך: להסביר זה טוב – אבל להראות זה עוד יותר טוב. אם אתם דנים במסמך, במצגת, בתמונה או בכל דבר אחר שאפשר להראות אותו, אז למה לא לעשות את זה? ברגע שתשתמשו בפיצ'ר שיתוף המסך של Zoom, כולם יתעוררו ויתחילו להבין באמת על מה אתם מדברים.
· Breakout Rooms (חדרים מפוצלים): הפיצ'ר הנפלא הזה מאפשר לכם לפצל את הפגישות שלכם לפגישות מצומצמות יותר, להחליט מי מהמשתתפים מיועד לאיזו פגישה, ולאחד את הפגישות בחזרה מתי שרק תרצו.
· צ'ט וסקרים: פלטפורמת Zoom מאפשרת תקשורת בכל מיני רמות. בזמן שאתם מקשיבים למישהו מדבר, אתם יכולים להתכתב עם כל המשתתפים דרך הצ'ט הייעודי של הפגישה. הצ'ט מאפשר לכם לשלוח הודעות, קישורים, תזכורות, שאלות וכל דבר שעולה לכם לראש. בנוסף, אתם יכולים להשתמש בפיצ'ר הסקרים, שייתן למשתתפים הזדמנות להביע את דעתם בנושאים שונים.
· שימוש בשתי מצלמות בו-זמנית: אתם יכולים להציג את עצמכם מזווית שונה על ידי שימוש במצלמה שניה, או פשוט להצטרף לפגישה באמצעות שני מכשירים בו זמנית.
4. חלקו את הזמן שלכם בין המשתתפים השונים: פגישה עם דובר מרכזי בודד עלולה להתיש את כל המשתתפים די מהר. כדאי לכם לשקול לשתף דוברים שונים מקרב המשתתפים.
חשיבותה של נראות
בעסקים כמו בחיים, ההופעה שלכם חשובה – ו-Zoom אינה זירה יוצאת דופן בהקשר הזה. נהפוך הוא, בפגישות וידאו קונפרנס, נראות היא פרמטר חשוב במיוחד, שהחשיבות שלו גוברת במיוחד לאור העובדה שאנחנו לא יכולים לקרוא את מלוא שפת הגוף של מי שיושב מולנו. אז איך נוכל להיראות במיטבנו ב-Zoom?
1. השקיעו בלבוש: התלבשו כפי שהייתם מתלבשים אם הייתם יוצאים למשרד.
2. כוונו את המסך: המסך שלכם חייב להיות מכוון לגובה הכתפיים והעיניים שלכם. לא גבוה מדי, וגם לא נמוך מדי.
3. עצבו את הפריים שלכם: השתמשו בספרים, צמחים וכל דבר אחר שיכול לעזור לכם ליצור סביבת רקע מעניינת ומקצועית. אם אתם מעדיפים, אתם יכולים לוותר על הפרקטיקום המזורז בעיצוב פנים ולהשתמש באחד מהרקעים הווירטואליים היפהפיים של Zoom.
4. השקיעו במצלמה איכותית: ל-Zoom אין בעיה לעבוד עם המצלמה של המחשב, וזה בסדר גמור להשתמש בה. אף על פי כן, אם תחליטו להשקיע במצלמה איכותית אתם תרגישו מיד בהבדל – וכך גם משתתפי השיחה האחרים.
5. שפרו את התאורה שלכם: מקמו את עצמכם מול מקור האור המרכזי שלכם, כך שהמסך יהיה ביניכם לבין אותו מקור אור. תרגישו חופשיים למקם מנורת שולחן מאחורי מסך המחשב שלכם, שתאיר על הפנים שלכם ותשדרג את המראה שלכם.
הקשיבו להבדל
אודיו הוא מרכיב קריטי ביצירת פגישת ה-Zoom המושלמת. אתם רוצים שהקול שלכם יישמע בבירור – במיוחד אם קיים מרחק ביניכם לבין המחשב שלכם. קבלו כמה טיפים בנושא:
1. השקיעו בחומרה איכותית: אם אתם רוצים שמשתתפי הפגישה ישמעו אתכם באופן מושלם, כדאי לכם להשתמש באוזניות טובות. אם אתם רוצים לשמור על מראה טבעי ללא אוזניות על הראש, ניתן לרכוש מיקרופון שולחני.
2. התאמנו לפני שאתם מדברים: מאחר שאתם מתקשרים דרך המסך, יכול להיות שלחלק מהמשתתפים יהיה קשה לשמוע את מה שאתם אומרים. אתם לא יכולים לשלוט ברמות הווליום שלהם, אבל אתם כן יכולים לשלוט באופן שבו אתם הוגים את המילים שיוצאות לכם מהפה. לכן מומלץ לדבר מעט יותר לאט וחזק מבדרך כלל. התאמנו קצת על הדיבור שלכם לפני הפגישה. זה גם ישפר את הביטחון העצמי שלכם.
בפגישת ה-Zoom המושלמת שלכם, אתם הגיבורים הראשיים
אין ספק ש-Zoom מסייע להורדת רמת הסטרס ומעניק למשתמשים עולם חדש של אפשרויות, אך עדיין, על המארחים מוטלות כמה חובות שתפקידן הוא למקסם את ערך הפגישה. בתור מארחי פגישות Zoom, התפקיד שלכם הוא להשאיר כמה שפחות ליד המקרה. למזלכם, התכוננות לפגישת Zoom היא משימה די קלה, והיא לא אמורה לקחת יותר מדי זמן.
בעולם שבו אנחנו חיים, תקשורת Zoom אפקטיבית היא מיומנות מקצועית חשובה ביותר. לשמחתנו מדובר במיומנות שניתן לרכוש בקלות רבה, בעיקר על ידי הקפדה על מספר לא גדול של קווים מנחים. בהצלחה!
