**המאמר מעודכן לאוקטובר 2022**
מודל העבודה ההיברידי כאן כדי להישאר, אבל מעסיקים ועובדים רבים עדיין לא הצליחו למצוא את הדרך האידיאלית ליישומו. מסיבה זו, המומחים של נאוטק חיברו בשבילכם מדריך מקיף עם המון מידע חיוני.
לפני מגפת הקורונה, אם הייתם שואלים אדם ברחוב מה זה עבודה היברידית, סביר להניח שהוא לא היה יודע את התשובה. אבל היום כמעט כולם יודעים. מודל עבודה היברידי הפך לפופולרי ואף לרווח בשוק, אבל מדובר גם בקונספט שיכול ליצור לא מעט בלבול.
מאז פרוץ הקורונה, עבודה היברידית הפכה לנורמת העבודה החדשה. במחקר של חברת Accenture שנקרא Future of Work Study 2021, לא פחות מ-83% מהעובדים ענו שהם מעדיפים לעבוד לפי מודל עבודה היברידי. בסקר שבוצע על ידי Zoom ב-2021, 65% מהאנשים שהשתתפו, שעבדו מהבית ב-2020, דיווחו שהם מעדיפים את מודל העבודה ההיברידי על פני כל המודלים האחרים.
מה שהתחיל כהכרח הפך למודל עבודה עם המון יתרונות עבור מעסיקים ועובדים כאחד. אבל רגע, אנחנו קצת נחפזים. בואו נתחיל בהתחלה.
עבודה היברידית - פירוש
בשביל לדבר על עבודה היברידית, צריך להגדיר את המושג בצורה מדויקת. המילה "היברידי" מוגדרת כ"משהו שמחבר בין שני דברים או יותר". המהות של עבודה היברידית היא יצירת שילוב גמיש בין סביבות ופרקטיקות עבודה שונות – בעיקר בהקשר של מיקום גיאוגרפי ולוחות זמנים.
מודלים של עבודה היברידית מאפשרים לעובדים לחלק את שעות העבודה שלהם בין המשרד ללוקיישנים אחרים כמו המשרד הביתי, אזורי עבודה ייעודים ואפילו בתי קפה. בנוסף, מודלים מסוימים מייצרים גמישות בכל מה שקשור לשעות העבודה, ומאפשרים לעובדים לעבוד בשעות שונות, בהתאם לצרכים שלהם, ובכך למקסם את האפקטיביות שלהם.
מתי הומצאה העבודה ההיברידית?
רבים מאיתנו חושבים שעבודה היברידית הומצאה בשנים האחרונות, אבל זה ממש לא נכון. ניתן לאתר את שורשיה בשנות השבעים של המאה הקודמת, עם המצאת קונספט בשם Telecommuting. לפי מאמר ב-Atlantic, מהנדס בשם ג'ק ניילס פרסם ב-1973 בשם The Telecommunications-Transportation Tradeoff, שהכיל סברה שעבודה מהבית – או קרוב לבית – היא אלטרנטיבה טובה יותר לעבודה במשרד. המשמעות של המושג Telecommuting הוא "עבודה ממרחק". בשנות השבעים, אף אחד לא חשב על מגפה גלובלית, אבל אנשים רבים סבלו מאמברגו נפט וממשבר אנרגיה חמור. לאט לאט, כשיותר ויותר אנשים התחילו לסבול גם מפקקים בכבישים ולחשוש מזיהום אוויר, הפופולריות של Telecommuting התחילה לנסוק.
Telecommuting המשיכה להשפיע על תרבות העבודה גם בשנות השמונים והתשעים, אבל הדומיננטיות של תרבות העבודה המשרדית מנעו את כניסת הקונספט המהפכני למיינסטרים. והיה עוד דבר שמנע את התפשטותה של העבודה מרחוק: היעדרה של רשת האינטרנט. זה כמובן השתנה בתחילת שנות האלפיים, כשעובדים רבים החלו להשתמש בלפטופים ובטלפונים הניידים שלהם לצורכי עבודה. בנוסף, עובדים צעירים שנכנסו לשוק העבודה לא רצו לחיות חיים שלא מאזנים כראוי בין עבודה לזמן הפרטי. לפי מאמר ב-Insider, דור ה-Y ודור ה-Z מעוניינים בגמישות במקום העבודה – אם כי הגישה של שני הדורות למושג הגמישות היא שונה בתכלית.
הרבה לפני הקורונה, עובדים רבים מתעשיות שונות יישמו בהצלחה מודלים של עבודה גמישה. המגפה הגלובלית לקחה טרנד והגדילה אותו לממדים מפלצתיים – בתמיכתן האדיבה של טכנולוגיות חדשניות כגון Zoom. בנוסף, המגפה גרמה לעובדים רבים שלא יכלו לדמיין עבודה מחוץ למשרד להתאהב במודלים היברידיים. כיום, ישנם עדיין עובדים שמסתכלים על עבודה היברידית כפתרון הכרחי אך זמני, אבל עובדים רבים אחרים נהנים מיתרונותיו של המודל – ולא מעוניינים לחזור אחורה. כפי ששיערנו בזמן המגיפה, השינויים הללו ממשיכים ללוות אותנו גם בעידן הפוסט-קורונה.
תכנון לוחות זמנים בעבודה היברידית
הרבה כבר נכתב על השפעתה של עבודה היברידית על מיקום גיאוגרפי, אבל ההשפעה על לוחות זמנים קיבלה הרבה פחות תשומת לב – ולא בצדק.
אז איך מחליטים מתי לעבוד מהמשרד ומתי לעבוד ממיקומים מרוחקים? כשמדובר בתכנון לו"ז היברידי, יש לשאוף למקסם את רמות הפרודוקטיביות – ובמקביל לשמור על איכות החיים. מעסיקים רבים מאפשרים למנהלים לתת לעובדיהם את החופש לתכנן את הלו"ז ההיברידי של עצמם – כל עוד הם דואגים לקפוץ למשרד מספר פעמים בשבוע.
אי אפשר לדבר על לוחות זמנים מבלי לדבר על יעילות. על מנת להיות אפקטיבי בעבודה, במיוחד כשעובדים ממקומות שונים, יש לצמצם את כמות ההפרעות למינימום. תכנון חכם של לו"ז יכול לסייע בכך. לא פחות חשוב, מומלץ לתכנן את הלו"ז מראש.
אסטרטגיות של עבודה היברידית
מעסיקים ועובדים שמחליטים לאמץ את מודל העבודה ההיברידית חייבים לעבוד לפי אסטרטגיה או אסטרטגיות מסודרות, שמהוות בסיס למדיניות הרשמית של החברה ביחס להיברידיות במקום העבודה.
מהן אסטרטגיות עבודה היברידית? במאמר ב-Harvard Business Review, מציעים החוקרים ג'ים קין וטוד הייזר ארבע אסטרטגיות שונות לחברות שמעוניינות לתכנן סביבות היברידיות שיגבירו את רמות היעילות. האסטרטגיה הראשונה משתמשת בטכנולוגיה וברכיבי חומרה שונים כגון תאורה, מצלמות, מיקרופונים, רמקולים ומסכים על מנת להגביר את רמות השיתוף של עובדים שעובדים מרחוק. בזכות כל אלה ניתן ליצור "זרימה" בין סביבות דיגיטליות לסביבות פיזיות. האסטרטגיה השנייה עוסקת בהיפוך של חללים פתוחים וסגורים במשרד – קיום יותר פגישות בחללים פתוחים והעברת עבודה אינדיבידואלית למשרדים פרטיים. האסטרטגיה השלישית מבקשת ליצור "סביבת עבודה נזילה" שתומכת בשינויים תכופים ומעודדת חשיבה חדשנית ודינמית. האסטרטגיה הרביעית מעודדת יצירה של סביבה משרדית שתומכת בעבודה קולקטיבית ואינדיבידואלית כאחד, או כפי שקין והייזר מכנים זאת – ה-"me" וה-"we".
איך מגדירים מדיניות של עבודה היברידית?
מדיניות העבודה ההיברידית של הארגון חייבת להיות מסונכרנת עם האסטרטגיות שנבחרו. המדיניות צריכה לתאר באופן ברור את החוקים בהם בחר הארגון – היכן מותר לעובדים לעבוד (בבתי קפה, בבית, במקומות ייעודיים מחוץ למשרד), מתי הם יכולים לעבוד, ואילו אמצעים עומדים לרשותם (Zoom ופלטפורמות אחרות) לביצוע עבודתם.
כל ארגון מתייחס לנושא המדיניות באופן שונה. לפי מדיניות אחת, על העובדים להגיע למשרד מדי שבוע או שבועיים. לפי מדיניות אחרת, יש לעודד את העובדים לנהוג כך, ולא להכריח אותם. יש ארגונים שיוצרים הפרדה בין עובדים ממקצועות שונים – חלקם יכולים לעבוד מהבית באופן כמעט בלעדי, בעוד שאחרים מחויבים להימצא במשרד רוב הזמן כיון שהם מוגדרים כקריטיים לסביבה המשרדית. בנוסף, יש ארגונים שמעדיפים שהעובדים יעבדו רחוק מהמשרד הראשי – כל עוד הם עושים זאת בחלל ייעודי שמוקצה להם.
ללא קשר לתוכן עצמו, המדיניות הנבחרת צריכה להיות מקיפה ככל שניתן. היא צריכה להתייחס לנושאים כגון מדידת ביצועי עובדים, דיווחים שוטפים, פרקטיקות עבודה מחוץ למשרד, חוקי אינטראקציה עם קולגות למשרד, שעות עבודה מוגדרות, חוקים לגבי IT ושימוש בטכנולוגיה, אבטחת מידע, ועוד.
עבודה היברידית – יתרונות וחסרונות
כמו כל דבר בחיים, גם לעבודה היברידית יש יתרונות וחסרונות. קיבצנו עבורכם את היתרונות והחסרונות הבולטים:
היתרונות:
- פרודוקטיביות מוגברת: מחקרים ודיווחים רבים מצביעים על כך שברגע שמיישמים אותם נכון, מודלים היברידיים עוזרים לעובדים להגביר את רמות הפרודוקטיביות.
- רווחה נפשית טובה יותר: עבודה היברידית אמורה לספק איזון טוב יותר בין העבודה לחיים הפרטיים. כשעובדים מרגישים רגועים וחיוניים יותר – כולם מרוויחים.
- ניצול זמן אופטימלי: סביבה היברידית אידיאלית מאפשרת לעובדים לעשות יותר בזמן קצר יותר. הם מצליחים להימנע מפקקים, לצפות מראש הסחות דעת ולמצוא שעות שקטות לעבודה על משימות חשובות.
- הטוב מכל העולמות: התרבות הארגונית במשרד היא מאד חשובה, אבל השהות בבית חשובה לא פחות. עבודה היברידית מאפשרת לעובדים ליהנות מאינטראקציות עם קולגות במשרד – וגם מזמן רב יותר בבית.
- שמירה על הבריאות: המגפה עדיין כאן! עבודה מרחוק מאפשרת לעובדים לשמור על בריאותם ועל בריאות הקולגות במשרד. ברגע שאחד העובדים נחשף לווירוס מסוים, הוא יכול פשוט להמשיך לעבוד מהבית.
החסרונות:
- תרבות משרדית: תרבות משרדית היא פרמטר חיוני להצלחה ארגונית. כשהמשרד חצי ריק (במקרה הטוב), אז קשה יותר ליישם תרבות ארגונית מנצחת ולייצר אווירה.
- נגישות: אחרי שנים של עבודה בסביבות משרדיות דינמיות, ישנם עובדים שעדיין מתקשים בתקשורת שמתבצעת באונליין. חלקם מרגישים שקשה להם לשמוע ולהישמע דרך המסך, ולא מרגישים שנוצרת תקשורת אמיתית בינם לבין הקולגות שלהם. מקרים אלו נפוצים בעיקר בארגונים שעדיין לא הטמיעו טכנולוגיות שתומכות במודל העבודה ההיברידי שנבחר.
- קשרים אישיים: בסופו של דבר, כולנו בני אדם – וההצלחה שלנו מותנית ביכולת שלנו ליצור קשרים אנושיים אחד עם השני. הקשרים האנושיים הקרובים ביותר נוצרים באמצעות מפגשים פנים-אל-פנים, וברגע שאלו מצטמצמים למינימום, אז זה עלול לפגוע באיכות האינטראקציות האנושיות בארגון.
הצ'ק-ליסט המלא למודל עבודה היברידי
אנשים שעובדים בסביבות עבודה היברידיות מרגישים מחויבים להוכיח את עצמם. הם רוצים שהאיזון העדין בין הבית למשרד ישרת את הארגון שבו הם עובדים – וגם את עצמם. קיבצנו רשימה של כישורים שיכולים לעזור להם לעמוד במשימה:
- הגדלת ראש: עובדים היברידיים פועלים בשתי סביבות שונות. לשם כך, הם צריכים להיות חדים ופרו-אקטיביים. מעבר לכך, הם צריכים להיות מכווני תוצאה. הם כבר לא נמצאים בעולם של 9 עד 5 עם שעון נוכחות. העובדים ההיברידיים היעילים ביותר הם אלו שמצליחים לראות את המציאות דרך העיניים של הארגון, ולספק תוצאות מעבר לציפיות. הדרך הכי טובה לעשות את זה היא לקבל החלטה פשוטה להגדיל ראש, ולתת 110% על בסיס קבוע.
- כישורי למידה: מקצועיות זה דבר חשוב, אבל זו לא תכונה שמשיגים רק בגלל איכות העבודה. מקצועיות נמדדת גם ביכולת ההתפתחות של העובד/ת ובלמידה מתמדת. אימוץ כישורים חדשים ושימוש במידע חדש יכולים לסייע לעובדים היברידיים לשפר את הביצועים שלהם, ומספק להם יתרון בסביבות עבודה שמקדשות תוצאות.
- יכולת עבודה עצמית: עובדים היברידיים נמצאים הרבה בבית, לבד עם הלפטופ. נכון, הם מקבלים הכוונה מהממונה עליהם, אבל יש להם גם הרבה מאד מרחב לאלתור ולהשגת יעדים בדרכים מקוריות. חלק מהעובדים עובדים לפי הספר ומחכים להוראות מלמעלה. אבל העובדים ההיברידיים הכי אפקטיביים הם אלו שמנצלים את המרחק מהמשרד בשביל לחשוב בדרכים יצירתיות ולגלות יוזמה ועצמאות שמרשימים את הממונים עליהם.
- חשיבה חיובית: חשיבה חיובית היא הזרז האולטימטיבי למצוינות בעבודה. אבל לא תמיד קל לשמור על חשיבה חיובית בזמן שמג'נג'לים בין משימות עבודה וענייני משפחה. צריך לתרגל חשיבה עצמאית. עובדים שמצליחים להסתכל על הצד החיובי של החיים יכולים גם "להדביק" עובדים אחרים. לרוב, הם יהיו מסוגלים לעודד את הקולגות שלהם להתחייב לתהליכים שמניבים תוצאות טובות יותר, ולבצע משימות במהירות רבה.
עבודה במודל היברידי - מבלי לפגוע ביחסים בין-אישיים
סביבת העבודה ההיברידית מעודדת עובדים להביט במערכות היחסים המקצועיות שלהם מזווית חדשה. הם פתאום מבינים שעבודה קבוצתית לא בהכרח דורשת נוכחות פיזית של כל הצוות באותו המקום. הרשימה הבאה כוללת מספר כישורים חברתיים חיוניים עבור סביבת העבודה ההיברידית:
- אינטליגנציה רגשית: אנשים עם אינטליגנציה רגשית גבוהה מתאפיינים ביכולת הבנה ואמפתיה כלפי הסובבים אותם. אינטליגנציה רגשית מקדמת תקשורת פתוחה ואמון, ולכן היא כל כך חיונית עבור מנהלים ועובדים כאחד. היא חשובה מאד בסביבת עבודה היברידית, שדורשת ביצועים גבוהים, ובמקביל גם תקשורת לא מילולית. כשעובדים היברידיים חולקים את החוויות שלהם ומקשיבים לדילמות של אחרים, קל להם יותר לתרגם את התובנות שהם רוכשים לביצועים בשטח וליצירת תרבות עבודה טובה יותר. בדיוק בשביל זה נועד Zoom – עשר דקות של שיחת סגירת פינות יכולות לעשות הרבה.
- מנהיגות: מנהיגות היא קונספט רחב. כמיומנות רכה, ניתן לאפיין אותה בתור היכולת להשפיע על קולגות לעבוד ביחד ולספק תוצאות מצוינות – גם במשרד וגם מהבית. מנהיגות מתחילה במשמעות עצמית (מנהיגות עצמית, אם תרצו) וממשיכה ביכולת לשרטט נתיב להצלחה קולקטיבית.
- תקשורת: לעובדים היברידיים שמיומנים בתקשורת בין-אישית (פנים-מול-פנים, בהודעות וגם ב-Zoom) יש יותר סיכוי להצליח. תקשורת יעילה מתחילה קודם כל בשיפור מיומנויות ההקשבה, וכוללת גם את היכולת לבטא חוסר הסכמה ולהחדיר נקודות מבט מקוריות אל תוך השיח המקצועי.
הופכים אתגרים להזדמנויות
על מנת למקסם את היתרונות הטמונים בעבודה היברידית, עובדים ומעסיקים צריכים למצוא וליישם את המודל שעובד עבורם. כמו כן, עליהם לאמץ סט כישורים חדש. קיימים לא מעט אתגרים, אבל אפשר להתגבר עליהם – וזה לא חייב להיות מסובך. הטיפים הבאים אמורים לסייע לעובדים ולמעסיקים ליהנות מהיתרונות של עבודה היברידית, ולהימנע מהחסרונות.
- הכירו את הצרכים שלכם: מעסיקים, מומלץ לוודא שהמודל ההיברידי שלכם תומך ביעדים העסקיים שלכם לטווח הקצר והארוך. ועוד דבר: ודאו שהעובדים שלכם מרגישים נוח עם המודל שבו בחרתם, כי בסופו של דבר הוא אמור לסייע להם לספק את הסחורה.
- צרו מדיניות ברורה: כמעסיקים, כדאי לכם להימנע מבלבול בכל מה שקשור לעבודה היברידית. וודאו שהעובדים שלכם מכירים ומבינים את המדיניות שיצרתם. נסו להסתייע בהם בזמן שאתם מנסחים את המדיניות. בקשו מהם פיבדקים ותובנות על הסעיפים השונים, ואל תפחדו לבצע שינויים או עדכונים.
- אל תוותרו על הערכת ביצועים: מדידת ביצועים חשובה היום יותר מתמיד. כמעסיקים, אתם חייבים לבצע הערכת ביצועים, במיוחד כשהעובדים שלכם עובדים מחוץ למשרד. בנוסף, הערכה יכולה לחזק את העובדים שלכם, ולספק להם בטחון חיוני שישפר את הביצועים שלהם לאורך זמן, ללא קשר למיקום הגיאוגרפי שלהם.
- השקיעו בעמדות העבודה שלכם: טיפ זה מיועד לכל מי שעובד מהבית. ודאו שעמדות העבודה שלכם מרווחות וארגונומיות. אנשים רבים שעובדים מהבית מתלוננים על כאבי גב וצוואר, והסיבה לכך הן כיסאות ושולחנות שפשוט לא מתאימים לעבודה ממושכת. התייחסו לעמדות העבודה שלכם כאל משרד לכל דבר ועניין – אפילו אם הן ממוקמות במסדרון או בחדר השינה.
- צרו דיאלוג פתוח: על מנת לייצר מודל היברידי שמספק את הסחורה לאורך זמן, מעסיקים לא צריכים לחשוש משינויים. מומלץ לשבת עם עובדים ולהבין מהם מה עובד עבורם ומה לא. אם משהו במודל לא עובד, לרוב כל מה שצריך זו התאמה קטנה.
- השקיעו בטכנולוגיה: הטכנולוגיות המתקדמות של ימינו הן קריטיות להצלחתם של מודלים של עבודה היברידית. למעשה, זו ההקדמה המושלמת לחלק הבא של המאמר שלנו…
טכנולוגיות חיוניות לעידן הנוכחי
לטכנולוגיה יש תפקיד מכריע בהצלחה של מודל העבודה ההיברידי. תאמינו לנו, אנחנו עדים לכך מדי יום. בנאוטק אנחנו ממליצים, מתכננים ומיישמים טכנולוגיות עבור ארגונים ועסקים שרוצים להשתמש במודלים היברידיים על מנת להתקדם ולחוות הצלחה.
להלן מספר טכנולוגיות חשובות שיכולות לעשות את ההבדל:
- טכנולוגית וידאו קונפרנס: ברוכים הבאים לעולם של Zoom. ההשפעה של הטכנולוגיה של Zoom מדברת בעד עצמה, והיא אחראית במידה רבה על יכולתם של עסקים מרחבי העולם להמשיך לעבוד במהלך הסגרים השונים. בעולם של ימינו, פלטפורמת וידאו קונפרנס היא הכרחית להמשכיות עסקית.
- מצלמות: השוק מלא במצלמות מתקדמות שתוכננו במיוחד עבור וידאו קונפרנס, והן מסייעות להעשיר ולשפר את סביבות העבודה ההיברידית. מצלמות אלו מגיעות עם פיצ'רים רבים, החל מעדשות רחבות ועד לאיכות HD.
- ציוד אודיו: כשמדובר בעבודה מרחוק, מעורבות עובדים מתאפשרת לא רק הודות לפרצופים שמוצגים על גבי המסך – אלא גם הודות לאיכות האודיו. כיום יש שפע של מוצרי אודיו שתוכננו במיוחד עבור עבודה מרחוק, ממיקרופונים באיכות חסרת פשרות ורמקולים פורצי דרך ועד לטכנולוגיה מחרישת רעשים שנועדה במיוחד עבור סביבות עבודה דינמיות.
- מערכות מקיפות: מערכות כמו DTEN D7 תוכננו במיוחד עבור חדרי וידאו קונפרנס במשרדים. מערכות אלו כוללות תוכנות וידאו קונפרנס, מסכים באיכות גבוהה, מצלמה מתקדמת עם עדשה רחבה, 16 מיקרופונים ייעודיים, ופיצ'רים רבים נוספים.
בנאוטק אנחנו כאן כדי לעזור לכם למקסם את הפוטנציאל שלכם באמצעות עבודה בסביבות היברידיות ודינאמיות. למידע נוסף על המומחיות, השירותים הייחודיים ופורטפוליו המוצרים שלנו, צרו איתנו קשר עוד היום.
